Koraci pri uvođenju organizacijskog dizajna

Jako je bitno pratiti sistemski način uvođenja organizacijskog dizajna da bi se osigurao učinkovit i prilagođen dizajn baš za vaše poduzeće. Organizacijski dizajn sastoji se od mnogobrojnih dijelova. Njegova ključna funkcija je postavljanje strukture organizacije koja odgovara potrebama poduzeća, tržišta pa i samih zaposlenika. Postoji više vrsta dizajna iz kojih treba pomno izabrati onaj najprikladniji.

Prije nego što krenemo na korake uvođenja dizajna, bitno je naglasiti zašto je on toliko važan. Organizacijski dizajn utječe na svaki aspekt organizacije. On diktira kako će se zaposlenici ponašati zbog toga što definira uloge i odgovornosti svakog radnika. Osim toga, dizajn je u podlozi organizacijske klime i organizacijske kulture pa je važno da su nam pri njegovom stvaranju poznati modeli organizacijskog dizajna. On pospješuje komunikaciju i stvara dobre odnose. Može omogućiti napredak i razvoj karijere za zaposlenike, a također pospješuje inovaciju i stvaranje novih ideja. On može učiniti proizvode ili usluge kvalitetnijima i pritom dovesti do većeg zadovoljstva krajnjih korisnika. Zato se iznimno isplati uložiti trud u dobro promišljanje organizacijskog dizajna.

Dobar organizacijski dizajn značajno povećava uspjeh i produktivnost organizacije te ju čini boljom. Iz toga se vidi koliki zapravo veliki utjecaj dobro, ali i loše postavljen dizajn može imati na sveukupni ishod organizacije. On diktira smjer u kojem će organizacija ići i način na koji će poslovati. Podupire zaposlenike i stvara nove prilike. Suprotno tome, loš dizajn može prouzročiti velike probleme koje organizaciju mogu skupo koštati. Stoga treba započeti s njegovim postavljanjem, kako bi imali dobre temelje za izgradnju uspješne organizacije.

Prvi korak je uvijek najteži

Prvi koraci stvaranja odgovarajućeg organizacijskog dizajna su poštivanje načela organizacijskog dizajna, definiranje ciljeva i razine svrhe poduzeća. Ciljevi trebaju biti jasni i specifični i trebaju biti odraz općenite vizije organizacije. Svrhu treba procijeniti kroz funkcije i procese na koje će dizajn imati utjecaja. Primjerice, glavni cilj organizacijskog dizajna može biti poboljšanje uspješnosti. Kako ćemo to postići? Treba definirati kojim procesima ćemo doći do tog cilja. Pa tako recimo uspješnost možemo postići kroz eliminiranje nepotrebnih troškova i unaprjeđenje kvalitete proizvoda ili usluga.

Dakle, da bi se odredio dobar dizajn koji će odgovarati potrebama organizacije, bitno je uzeti u obzir što želimo postići njime. Jedino tako ćemo izbjeći zamke organizacijskog dizajna. Ponekad ćemo izabrati dizajn koji će dovesti do što više inovacija i ideja jer je to nešto što nam je trenutno prijeko potrebno. U drugim trenucima će biti ipak potrebniji jednostavniji dizajn koji određuje jasne uloge zaposlenika. S obzirom na to da postoji više vrsta dizajna, može se doimati teško odlučiti koji je najbolji za naše poduzeće. Pomna analiza i planiranje može olakšati donošenje odluka.

Jednom kad postavimo dizajn, on neće uvijek biti najbolji izbor. Zato je bitno i konstantno procjenjivati potrebe organizacije. Kada shvatimo da je organizacija u zastoju, možda je korisno razmisliti o novom dizajnu. Naravno, to je iznimno individualan proces. Kao što je svaka osoba posebna na svoj način, tako je i svaka organizacija individua. Jedna organizacija može imati jedan te isti dizajn desetljećima, dok će neka druga imati potrebu za više promjena pa tako i za različitim dizajnima.  Definiranjem ciljeva i svrhe dizajna, lakše možemo birati onaj koji će nam najviše odgovarati za potrebe poduzeća.

Procjena trenutne situacije

Idući korak u postavljanju dizajna jest provođenje procjene trenutnog stanja organizacije. Ova procjena treba identificirati koje su jake strane, a koje slabosti poduzeća i trenutne strukture. S obzirom da postoji više formata strukture organizacije, potrebno je temeljito ispitati što je to što trenutno funkcionira, a što ne. Osim toga, ova analiza trebala bi uključiti i identificiranje bilo kakvih razlika između trenutnog stanja i željenog stanja organizacije. Odnosno, treba procijeniti koliko je trenutno stanje udaljeno od vizije organizacije.

Procjena trenutnog stanja može uključivati analizu: strukture organizacije, uloga i odgovornosti, načina komunikacije, procese donošenja odluka i organizacijsku kulturu. Kada želite napraviti promjenu u svom životu kao što je recimo zdraviji način života, što ćete prvo napraviti? Ako želite imati dobar ishod, vjerojatno ćete prvo procijeniti kakvo je trenutno stanje. Čime se bavite, koje su vam trenutne razine aktivnosti, koliko ste pod stresom, kako se hranite i kakvu vrstu promjene želite. To su sve čimbenici koji bi trebali ući u početnu analizu da biste znali kako doći do željene promjene.

Jednako je i s organizacijom. Da biste znali odrediti koji dizajn vam je potreban, trebate uključiti sve čimbenike u analizu. Korisno je prikupiti povratne informacije od zaposlenika, provoditi intervjue s voditeljima ili krajnjim korisnicima i analizirati podatke samog poduzeća. Ti izvori informacija mogu vam poslužiti kao objektivne mjere kako trenutno poduzeće funkcionira i kakvu promjenu treba uvesti. Povratne informacije zaposlenika mogu biti posebno važne. Oni su ti koji djeluju u sistemu i prepoznaju brojne nedostatke ili prednosti strukture. Potrebno je iskoristiti njihovo znanje i iskustvo i pretočiti ih u razloge zašto se odlučiti na baš taj dizajn.

Što nas čeka u budućnosti?

S obzirom na trenutnu situaciju i na ciljeve koje smo definirali da su potrebni, idući korak je fokusiranje na budućnost. Buduće stanje organizacije treba biti u skladu sa strateškim ciljevima organizacije. Trebalo bi se identificirati postoji li razlika između trenutnog i budućeg stanja. To buduće stanje može uključivati promjene organizacijske strukture, procesa, uloga i odgovornosti. Također može uključivati i potrebu za promjenom vrste komunikacije, vrste odluka koje se donose i način na koji se donose.

Kada bi nastavili prethodnu metaforu zdravog života, da bismo znali što trebamo trenutno napraviti, moramo znati što želimo. To jest, moramo zamisliti kako želimo da taj zdrav način života izgleda za nas. Znači li to vježbati svaki dan ili samo povremeno? Imati isključivo zdravu prehranu ili dopustiti koji nezdravi obrok tu i tamo? Znači li to da smo pod manje stresa ili da ga bolje toleriramo? Svi ti sitni detalji imaju važnu ulogu u određivanju onog što zapravo želimo. Primjerice, ako nam je cilj izbjeći stres možda ćemo se odlučiti na promjenu trenutnog stresnog posla. No, ako nam je cilj bolje se nositi sa stresom, možda ćemo se potruditi naučiti aktivne strategije nošenja sa stresom. Dakle, svaka od tih odluka ima svoje posljedice.

Tako će i budućnost organizacije biti određena s detaljima koje trenutno moramo procijeniti. Tek tada možemo donijeti odluku da će određeni organizacijski dizajn biti najbolji odabir za poduzeće. Identificiranjem svih promjena koje želimo i stvaranjem procjene trenutnog stanja možemo stvoriti plan kako doći do te željene budućnosti.

Razvoj organizacijskog dizajna

Idući korak može se činiti zdravorazumski – potrebno je razviti organizacijski dizajn koji želimo. Dakle, nakon svih analiza i procjena, skupili smo dovoljno informacija i podataka da bismo znali odrediti koji organizacijski dizajn će se dobro uklopiti u poduzeće. Organizacijski dizajn trebao bi biti u skladu s tom budućnosti koju smo odredili, a trebao bi i podupirati postojeće ciljeve organizacije. Isto tako, kada razmišljamo za koji dizajn se odlučiti, bitno je imati na umu potrebe i preferencije zaposlenika i klijenata.

Organizacijski dizajn može donijeti promjene u strukturi same organizacije. Primjerice, može se stvoriti potreba za kreiranjem novih timova, novih odjela ili spajanje postojećih timova. Može doći i do promjena u hijerarhiji odnosa. Samim time, moguće je i da će se određene uloge i odgovornosti mijenjati. Možda će biti potrebno da se stvori jasna podjela uloga pa će neki zaposlenici sada imati manje, a neki više uloga ili odgovornosti nego prije.

Organizacijski dizajn utječe na sve aspekte organizacije i zato je bitno biti oprezan kod njegovog uvođenja. On može imati posljedice na uspješnost i produktivnost organizacije, na zaposlenike i menadžere te na njihove odnose, na atmosferu i kulturu organizacije. Sve prožimajući je. Kada se uvodi organizacijski dizajn, potrebno je surađivati. To znači suradnja sa zaposlenicima, rukovoditeljima i drugim bitnim dionicima koji čine organizaciju. Ključno je da uvođenje organizacijskog dizajna bude dobro raspravljeno i da ima potporu svih članova i dijelova. Kada uvažavamo stavove svih dionika, možemo pronaći opravdane razloge zašto se netko slaže ili ne slaže s trenutnom odlukom o dizajnu. Svaka povratna informacija je dobrodošla i može nam otkriti nešto na što do sada nismo obraćali pozornost.

Dizajn je ključan dio izgradnje organizacije

Zadnji korak kod uvođenja dizajna koji nam je ostao jest i njegova stvarna provedba. Provedba za organizacijski dizajn se treba odvijati u fazama i prema određenom sistemu. Time se osigurava da je cijeli proces efikasan i uspješan. Jako je bitno raspraviti taj plan uvođenja sa svim bitnim članovima. Treba unaprijed najaviti sve velike promjene zaposlenicima, nadređenima i suradnicima ili klijentima po potrebi. Tako se može čuti njihova povratna informacija, mišljenje, stavovi i slaganje. Ukoliko postoji problem, bolje ga je riješiti prije uvođenja dizajna nego se nositi sa zabušavanjem i zbunjenosti zaposlenika koji nisu informirani na vrijeme.

Upravo zato što uvođenje organizacijskog dizajna može imati veliki utjecaj na sve bitne dijelove organizacije, treba biti na oprezu. Jako je važno osigurati da su zaposlenici pripremljeni na nadolazeće promjene i da imaju potporu tijekom cijelog procesa uvođenja dizajna. Organizacijski dizajn ima potencijal uvesti brojne pogodnosti, kako za samo poduzeće tako i za sve zaposlenike. Stoga ga tako treba i prezentirati – kao priliku za nečim novim, korisnim i inovativnim.

Nakon uvođenja dizajna možete pomisliti da je vaš posao završen. Međutim, od velike je važnost da se promatra i evaluira kako organizacijski dizajn mijenja organizaciju. Odnosno, treba mjeriti učinkovitost organizacijskog dizajna za koji smo se odlučili. Isto tako, potrebno je i da identificiramo postoji li neko područje koje bi se moglo poboljšati. Praćenje i evoluiranje se treba redovito implementirati da bi se osiguralo da organizacijski dizajn prati strateške ciljeve poduzeća. Evaluacija se može dobiti putem povratnih informacija zaposlenika ili analize podataka. Bitno je napraviti sve potrebne promjene da bi dizajn opstao ili bio usavršen.

Iako je proces uvođenja organizacijskog dizajna vrlo složen i zahtijeva pažljivo planiranje i implementaciju, prednosti koje on može donijeti organizaciji su neprocjenjive. Stoga je važno da organizacije shvate važnost organizacijskog dizajna i posvete se temeljitoj implementaciji kako bi iskoristile sve njegove prednosti.