Organizacijski dizajn nije samo za velike međunarodne korporacije. To je ključna komponenta uspjeha i za mala poduzeća. Smišljen, dobro strukturiran organizacijski dizajn može vašem malom poduzeću olakšati svakodnevni rad i dati značajnu konkurentsku prednost.
Juraju se već neko vrijeme mutio vid prije nego je zatvorio poklopac laptopa. Rijetko kad ga je baš gasio. Potreba da brzo uskoči u bilo koji problem s kojim su se njegovi ljudi i on sam suočavali nisu dozvoljavali gubitak te minute potrebne da se računalo pokrene. Bilo je 3 ujutro, a sklapanjem poklopca laptopa shvatio je da je jedino svjetlo u prostoriji dolazilo od oštrog sjaja ekrana.
Još jedan dan koji se produljio duboko u noć. Još jedna serija narudžbi koju će možda stići isporučiti na vrijeme. Njegovo poduzeće je u zadnjih godinu, dvije značajno naraslo što prometom što brojem ljudi, a s uspjehom je došlo čudovište na koje nije bio spreman: kaos.
Dok je sam u garaži (dobro, u kuhinji) radio prve proizvode koje su kupovali njihovi prijatelji i poznanici, sve je bilo lakše. On je sam odlučivao, mijenjao recepte u hodu i sam slao ponude i otpremao narudžbe. Sada, sa sedam ljudi u timu i web trgovinom, sve se činilo zapetljanim i izvan kontrole. Rokovi su se nad sve njih nadvijali poput olujnih oblaka, proizvodnja je kasnila, a napeta atmosfera u omanjem proizvodnom pogonu se često mogla rezati nožem.
Toliko zadataka je obavljeno, a frustracija je sve veća
Najgore u svemu je bilo da nije razumio zašto je to tako! Ulagao je sate, izbacivao ideje, ali jednostavno nisu mogli ispuniti ciljeve. Frustracija ga nagriza jer je odavno ušao u začarani krug besanih noći i ishitrenih odluka. Spavanje je postalo luksuz, a njegov osobni život i nije postojao. Osjećao se kao utopljenik kojem niti pojas za spašavanje ne pomaže u moru obaveza.
Nekidan je zatekao Martinu, najdugovječniju članicu tima, kako bespomoćno stoji kraj stroja i jedva se susteže od plača. Osjećaj krivnje se dodatno pojačao jer je on, njihov voditelj i inspiracija dopustio da stvari izmaknu kontroli, a moj tim pati. Shvatio je da je poduzeću potrebna struktura, a da on treba puno manje utjecati na svakodnevne operativne zadatke.
Nije znao kako će to izgledati, ali je očito bio problem što nije postojala podjela odgovornosti, jasne uloge, komunikacijski kanali, način rješavanja nesuglasica prije nego što nanesu puno štete. Možda se to vama ne čini kao realnost u timu od sedam ljudi, ali i među manjom skupinom ljudi takvo što je sasvim uobičajeno te se gura ispod tepiha. Znam da je teško odustati od toga da sve imate u svojim rukama jer vi ipak sve znate najbolje no to je preduvjet za održanje poduzeća, a kasnije i temelj za njegov rast.
Zajedničkim idejama do rješenja
Sljedećih nekoliko tjedana iskoristio je za puno pojedinačnih razgovora s članovima tima, zajedničkih sastanaka, rasprava i manje-više neuspjelih pokušaja izgradnje povjerenja prema njemu. Sve mu se činilo tako napornim, ali ga je držalo to što su ostali, usprkos zloj volji i negativnoj atmosferi, ostajali poslije posla da o tome razgovaraju. Polako se počeo stvarati sustav. Definirani zadaci, redovite provjere i određeni dijelovi poslovanja prepušteni su drugima.
Nije bilo savršeno, ali je bio napredak. Uglavnom zato što se on nije miješao u određene odluke rokovi dogovoreni s klijentima su poštovani, proizvodnja se normalizirala, a čini se da je i tim izgledao zadovoljnije.
Izgraditi dobro podešen tim umjesto oslanjanja na puku snagu volje svih njegovih članova je teško, ali se isplati. Zahvaljujući organizacijskom dizajnu Juraj je mogao nastaviti graditi poduzeće u koje je uložio novac, znanje i srce. Sada je u to bio uključen cijeli tim, a smislena struktura i novootkriveni osjećaj smirenosti koji su im omogućili da konačno ostvare proizvodne ciljeve, a sve češće i mirnije spavaju.
Paradoksalna moć za mala poduzeća
Učinkovit organizacijski dizajn ključna je komponenta za svako poduzeće koje želi postići održivi rast i uspjeh bez obzira na njegovu veličinu ili djelatnost. Usklađivanjem internih procesa, tijekova rada i strukture tima sa vašim strateškim poslovnim ciljevima, možete stvoriti pretpostavke i značajne pogodnosti koje će povoljno utjecati na vaše zaposlenike. Ovaj strateški pristup omogućuje veću agilnost, učinkovitost i sposobnost brze prilagodbe tržišnim uvjetima i sve zahtjevnijim upitima kupaca.
Živeći i radeći unutar provizornog organizacijskog okvira, vaše će se poduzeće iz dana u dan opirati vašoj želji da bude veće i uspješnije. Upravo nedostatak smislenog organizacijskog dizajna će ga čvrsto držati zaglavljenog u nepotrebnoj složenosti donošenja odluka, uskim grlima i ovisnostima o pojedincima (najčešće vama!) i štetnim unutarnjim sukobima koji i nisu vidljivi na prvi pogled. Ulaganje vremena i resursa u implementaciju promišljenog, svrhovitog organizacijskog dizajna isplatit će se u obliku povećane produktivnosti, poboljšane međufunkcionalne ili međuodjelne suradnje i stvaranju preduvjeta za brze i adekvatne odgovore na tržišne prilike i upite klijenata.
Učinkovit organizacijski dizajn omogućuje svim poduzećima od najmanjih do najvećih da rade s povećanim stupnjem usredotočenosti, koordinacije i prilagodljivosti. To su ključni čimbenici dugoročnog rasta i profitabilnosti.
Učinkovit organizacijski dizajn koliko god to paradoksalno zvučalo ima više utjecaja na manja poduzeća nego na ona velika. Velika poduzeća se silom prilika organiziraju po nekim svojim načelima i funkcijama koje su se razvijale tijekom vremena.
Organizacijski dizajn za izbjegavanje kaosa
Stoga nam se čini da su dobro organizirana i da nama, malima, to ne treba. To zaista nije točno. Upravo ta povijesna izgradnja organizacije poduzeća je čest kamen spoticanja na kojem velika poduzeća padaju i otežavaju svoj rast i razvoj. Takav organizacijski ustroj je ponekad gori i od onih u kojima uopće ne postoji! Često je tome razlog što se ne poštuju koraci pri uvođenju organizacijskog dizajna.
Slučajan ili ad hoc pristup organizacijskom dizajnu siguran je recept za kaos, zbrku i neoptimalni učinak. Morate biti proaktivni i namjerni u uspostavljanju koherentne, logične strukture koja je u skladu s vašom strateškom vizijom i olakšava učinkovito izvršenje. Neuspjeh u tome neizbježno će rezultirati preklapanjem uloga, nejasnim linijama ovlasti, komunikacijskim prekidima i općim nedostatkom operativnog sklada.
Za mala poduzeća organizacijski dizajn potiče okruženje odgovornosti i jasne linije komunikacije. Uspostavljanjem dobro definiranih uloga, odgovornosti i struktura izvješćivanja, mala poduzeća mogu ublažiti zbrku, nadoknaditi manjak radnika ili funkcija poput marketinga za koje treba razviti potrebne aktivnosti. Ili upravljanja ljudskim potencijalima za čije osnivanje treba zaposliti veći broj ljudi. Time se osigurava da se kritični zadaci i inicijative dodijele odgovarajućim radnicima. Ova jasnoća svrhe i usklađivanje resursa pojednostavljuje upravljanje promjenama i njeguje osjećaj odgovornosti među članovima tima. Zahvaljujući dobroj organizaciji oni razumiju kako se njihovi doprinosi uklapaju u veće organizacijske ciljeve. Štoviše, dobro osmišljena organizacijska struktura promiče dijeljenje znanja i međufunkcionalnu suradnju, razbijajući silose i potičući slobodan protok ideja i najboljih praksi među odjelima, timovima ili pojedincima ako se radi o malim poduzećima.
Izgradnja jakih temelja
Ovo preplitanje stručnosti koju, siguran sam, vaši radnici imaju i strukture može potaknuti inovacije, poboljšati sposobnosti rješavanja problema i potaknuti kulturu kontinuiranog poboljšanja. Prihvaćanjem strateškog pristupa organizacijskom dizajnu, mala poduzeća mogu se pozicionirati za održivi rast, povećanu konkurentnost i dugoročni uspjeh na svojim tržištima. Ulaganje u dizajniranje organizacije je jedna od onih kritičnih investicija koju biste trebali razmotriti prije kupnje novog automobila na leasing, jer postavlja temelje za ono o čemu svaki poduzetnik sanja – rast poduzeća!
Važno je da kao poduzetnik organizacijski dizajn shvatite ozbiljno od samog početka svog poslovanja iako možda ništa o njemu ne znate ili vam u trenutku osnivanja poduzeća nije potreban jer ste jedini zaposleni. No, organizacijska struktura koja je imala smisla tijekom faze pokretanja može brzo postati zastarjela i neprikladna kako se pojave novi izazovi. U trenutku kad vaš tim preraste status iz mikro u malo poduzeće po broju zaposlenika (to je 11 zaposlenih!) promišljeno odredite odgovarajuće strukture izvješćivanja, ovlasti za donošenje odluka, komunikacijske kanale i druge ključne elemente koji će oblikovati temelje vašeg poduzeća. Naravno, da to nije jednostavno ako o tome ništa ne znate, ali zato vam u strateškom planiranju organizacijskog dizajna mogu pomoći stručnjaci.
Oni će vam pomoći predvidjeti najvažnije potrese koji vas očekuju u raznim fazama razvoja poslovanja. Postoje teoretske postavke za učinkovit organizacijski dizajn, a koji će najbolje funkcionirati u vašem poduzeću ovisit će o različitim čimbenicima, kao što su industrija u kojoj poslujete, poslovni model, faza rasta i organizacijska kultura.
Organizacijski dizajn je ključna investicija
Ulaganje potrebnog vremena i truda u organizacijski dizajn ključna je investicija koja se može pokazati presudnom za dugoročni uspjeh vašeg malog poduzeća. Ovaj element strateškog planiranja i upravljanja promjenama treba stalno imati na umu, jer on izravno oblikuje temelje na kojima će se graditi budućnost vašeg poduzeća.
Organizacijski dizajn određuje koliko će učinkovito vaše poslovanje biti, koliko će se učinkovito prilagoditi rastućim zahtjevima tržišta, a time i održivost vaše organizacije. Posvećivanje potrebnog fokusa i resursa ovom ključnom aspektu vašeg poduzeća ulaganje je koje će bez sumnje pridonijeti njegovom dugoročnom prosperitetu i osigurati da vaša organizacija bude pozicionirana za trajni uspjeh.
