Faze u izgradnji tima

Menadžer mora biti svjestan različitih faza u razvoju tima, od prvog susreta do izvršenja cilja. Pri tome mora moći podržati zaposlenike u svakom trenutku zauzimanjem odgovarajućeg rukovodećeg stava i ponašanja. Koje su ključne faze u izgradnji tima u vašoj organizaciji? Kako vam teambuilding aktivnosti u tome mogu pomoći?

Teorijski okvir izgradnje tima

Izgradnja tima obuhvaća različite faze, a svaka je važna za razvoj tima i njegovih članova. Najpoznatiji teorijski okvir koji o toj temi govori razvijen je 1960-ih. Američki psiholog i autor Bruce W. Tuckman objasnio je razvoj tima u 4 faze: formiranje (engl. forming), faza turbulencije (engl. storming), normiranje (engl. norming), učinak (engl. performing). Nakon daljnjeg istraživanja, dodao je i završnu fazu, tzv. fazu terminacije (engl. termination). Mnogo se autora nakon Tuckmana u tom razdoblju krenulo baviti istim pitanjem, stoga postoje varijacije i proširenja Tuckmanovih faza. Ipak, na Tuckmanov model se itekako vrijedi osvrnuti radi boljeg razumijevanja temeljnih načela izgradnje tima te ponašanja ljudi tijekom teambuilding aktivnosti.

Svaka faza razvoja tima prema ovom modelu opisuje prepoznatljive osjećaje i ponašanja, a razumijevanje zašto se stvari događaju na određene načine u vašem timu može biti važan dio procesa samovrednovanja i napretka unutar organizacije.

Početak izgradnje tima

U prvoj fazi izgradnje tima odvija se formiranje samog tima. Svaki tim započne kao grupa stranaca, ljudi koji se međusobno ne poznaju te traže odgovor na dva važna pitanja: Zašto sam ja ovdje? Tko ste vi? Proces formiranja prema Tuckmanu uključuje međusobno upoznavanje članova, vlastitih uloga i ciljeva tima te uspostavljanje početnih odnosa. U fazi formiranja poznato je da su članovi pristojni, profesionalni te se uvelike oslanjaju na prisutnog vođu za smjernice i upute. Uloga vođe ili menadžera je da jasno odgovori na prvo postavljeno pitanje te prenese viziju i ciljeve na druge. Također, menadžer može koristiti teambuilding ili teambonding aktivnosti kako bi pomogao članovima da se međusobno upoznaju te odgovore na drugo postavljeno pitanje.

Pristojnost, distanciranost i školska profesionalnost su predvidljivi jer svatko će pri prvom predstavljanju imati masku dok ne ispita teritorij u kojem se nalazi i ne procjeni druge članove tima. Upravo zbog pristojnosti i poslušnosti, u ovoj je fazi se često može doimati da je s ljudima lako raditi te da su svi otvoreni i komunikativni. No, neka menadžere i lidere ne zavara ovaj prvi dojam - to ne znači da u sljedećim fazama neće biti izazovno. Slijedi moguće sukobljavanje i nesporazumi, a na vama je da uz teambuilding i vođenje usmjerite tim na pravi put.

Grbavom cestom do kvalitetnog tima

Prva faza često se naziva i faza medenog mjeseca kada se sve čini lako i zabavno. Naravno, neki članovi si uistinu mogu karakterno odgovarati, imati isto mišljenje, dobru sinergiju te mogu ulagati manje napora za uspješan i gladak zajednički rad. No, neki timovi nemaju isto iskustvo. Nakon upoznavanja, slijedi olujna faza koja se još naziva faza turbulencije ili sukobljavanja. U ovoj fazi počinju se pojavljivati sukobi i neslaganja unutar tima. Članovi tima mogu imati različite ideje, mišljenja i pristupe rješavanju problema i obavljanju zadataka, što dovodi do sukoba i borbi za moć. Za očekivati je emocionalno izražavanje i potencijalnu napetost među članovima tima.

Od ovih sukoba ne treba bježati. Oni su vrlo normalni za grupu ljudi koja se nedavno sastala po prvi put te tek sada otkriva svijet zajedničkog rada. Ključno je da tim prođe kroz sukobe i uspostavi efikasne strategije komunikacije i rješavanja problema koje će im koristiti u daljnjem obavljanju zadataka. Također je korisno ako se ova faza dogodi što prije te da se na vrijeme pronađu sistemi zajedničkog rješavanja nesuglasica kako u kasnijem radu ne bi nastale još veće prepreke. Zapravo, menadžer u ovoj fazi odgovara na pitanje što članovi tima trebaju raditi i kako će to napraviti. To zahtjeva objašnjavanje misije organizacije te planiranje rada dok se ne dođe do konačnog zaključka.

Izgradnja tima znači izgradnja povjerenja

Nakon faze turbulencije, kreće smirivanje situacije te pronalazak zajedničkog jezika između članova. To se odnosi na treću fazu izgradnje tima ili normiranje. Tijekom faze normiranja tim počinje rješavati sukobe i razvijati osjećaj kohezije. Članovi tima počinju cijeniti snage jedni drugih i surađivati na efikasniji način. Ustanovljavaju se norme, pravila i vrijednosti koje usmjeravaju njihovo ponašanje, donošenje odluka i dinamiku tima. Raste povjerenje i međusobno poštovanje, a uloge i odgovornosti postaju jasnije. Tim počinje usmjeravati svoju pažnju na postizanje ciljeva i rad na zajedničkoj viziji.

Važnost team buildinga za razvoj organizacije je velika pa je potrebno definirati tko radi što, kada i gdje. Menadžer bi se u ovoj fazi trebao fokusirati na unapređenje tima te na uklanjanju prepreka koje sprečavaju visoku produktivnost tima i njegov napredak.  Primjerice, koje promjene može napraviti u dodjeli uloga, zadataka i planu rada kako bi povećao efikasnosti i timsku suradnju. Podrška i potpora menadžera u ovoj fazi može stvoriti velik napredak stoga budite tu za svoje timove!

Povijest team building aktivnosti ili aktivnosti povezivanja članova nam govori kako one mogu pomoći u prepoznavanju i otkrivanju vlastitih i tuđih snaga. Različite aktivnosti koje će razbiti poslovne obveze korisne su u ovoj fazi jer nude drugačiji pristup radu i drugim zaposlenicima. Također pomaže pri tome da se kohezija najprije pronađe tijekom obavljanja jednostavnijih zadataka, u igrama ili neformalnim aktivnostima, a kasnije primjene na poslovne zadatke.

Zadnja faza, ali ne i kraj izgradnje tima

Zadnja faza koju Tuckman ističe u aktivnoj izgradnji tima jest faza učinka. U fazi učinka očekivano je da tim postiže visoku razinu zrelosti i produktivnosti. Članovi tima sad već glatko surađuju, koristeći svoje individualne vještine i kolektivne snage kako bi završili zadatke i postigli ciljeve tima. Također, razina  povjerenja je visoka te članovi otvoreno komuniciraju i surađuju. Nije li ovo san svake organizacije i svakog menadžera? Vjerujemo da jest, no izgradnja tima tu ne prestaje. Kao i svim odnosima, pa tako i u radnim, uvijek može doći do novih izazova ili izmjene članova tima. Tada ćete ponovno morati proći kroz neke faze izgradnje tima i kontinuirano nastaviti rad na koheziji članova putem team building aktivnosti i radionica.

Menadžer u fazi učinka također mora pružiti podršku i sigurnost članovima tima te poticati kreativnost, inovaciju i nove ideje i pristupe. Najgore što menadžer može napraviti u ovoj fazi jest prestati stvarati nove izazove i poticati promjene. Svi se trebaju kontinuirano pitati što bi trebali prestati raditi, što nastaviti te što početi raditi kako bi tim bio uspješniji te nastavio učiti i razvijati se. Ako u ovoj fazi dođe do pogreške menadžera, može nastupiti povratak u jednu od prethodnih faza, fazu normiranja ili čak turbulencije.

Sve je dobro, što se dobro svrši

Tuckman je kasnije nakon ove četiri faze dodao i petu, fazu terminacije. Kao i sve ostalo, tako se i razvoj tima privede kraju. Faza terminacije nastupa kada su ciljevi tima ispunjeni, projekt je završen te kada se članovi tima razilaze. Važno je da menadžer naglasi sav uspjeh koji je tim ostvario što svi članovi mogu obilježiti proslavom ili drugim željenim oblikom. Također se mogu javiti i osjećaji razočarenja ako neki članovi više neće raditi zajedno nakon određenog projekta. Važno je osloviti sve emocije i individualne procese kroz koje članovi tima prolaze prije nego pređu ponovno u fazu formiranja s drugim članovima ili s istim članovima, ali na drugom projektu.

Ova faza nije uvijek prisutna u svojoj cijelosti jer se u određenim organizacijskim kontekstima jednostavno ne događa. Na primjer, ako su članovi tima kontinuirano prisutni, tj. zaposleni na dulje razdoblje te se susreću s ponavljajućim radnim zadacima možda se neće odviti cijeli ciklus izgradnje tima kakav je opisan u tekstu. Forsiranje i naglašavanje ovog procesa postojećim zaposlenicima može djelovati monotono ili čak imati kontraefekt. Svakako, ako je tim stalan, tj. ne dolazi do velikog osipanja ili susretanja s novim, većim izazovima tijek rada će biti olakšan, a složnost tima će se održavati. No, ne smijemo niti zaboraviti prilagođavati tim novim radnim zadacima, te provoditi teambuilding aktivnosti koje će jačati kompetencije članova tima te zbog kojih će timska suradnja biti bolja i produktivnija.

Razvija li se ovako vaš tim?

Tuckmanov model pruža koristan okvir za razumijevanje dinamike odnosa unutar tima te potencijalnog tijeka razvoja tima. No, neće svaki tim slijediti točno ovakav linearan tijek izgradnje kakvog smo ga opisali. Moguće je da će se neki timovi vraćati na prethodne faze prije ostvarivanja konačnog cilja osobito ako se promijene članovi tima, ciljevi ili okolinski uvjeti. Ovaj model menadžerima i timovima može koristiti kako bi bolje razumjeli emocije, misli i ponašanja u timskom radu te izazove u tom procesu.

Također, ovaj model ne mora biti primjenjiv za apsolutno sve zadatke u organizaciji. Možda će tijekom izvršavanja specifičnih projekata koji zahtijevaju veću povezanost članova faze ovog procesa biti istaknutije, u usporedbi sa svakodnevnim radnim danima. Također, navedene faze mogu biti istaknute i u teambuilding aktivnostima ili edukacijama koje zahtijevaju visoku razinu interakcije, posvećenosti i povjerenja između sudionika.

Važno je znati...

Važno je poznavati teorijske okvire izgradnje tima prije nego implementiramo promjene i aktivnosti s namjerom da tim raste i razvija se. Važno je identificirati u kojoj se fazi vaš tim trenutno nalazi kako biste ga mogli usmjeravati prema fazi učinka. Naravno, ovo znanje nije samo za menadžere već i za članove tima kako bi bolje razumjeli interne procese grupne dinamike te zašto se određene emocije i ponašanja javljaju u određenim trenutcima. Također, ako tim razumije očekivani slijed napretka, lakše će se usmjeriti prema završnim fazam te prema samom uspjehu. Primjerice, ako razumiju fazu turbulencije, sukobe i zamjerke shvaćat će manje osobno te će se fokusirati na rješenja, a ne na frustraciju i druge prevladavajuće osjećaje.

Sada kada poznajete i možete definirati faze formiranja, turbulencije, normiranja, učinka i terminacije, vrijeme je da krenete uvoditi nove korake i aktivnosti kako biste izgradili vaš tim. Brojne teambuilding aktivnosti i radionice vam mogu pomoći pri osnaživanju članova i njihove grupne kohezije. Teambuilding također pomaže i menadžerima da vježbaju svoje vještine upravljanja timovima i pružanja adekvatne podrške!