Implementacija modernog upravljanja učinkom

Bez komunikacije sa rukovoditeljima, zaposlenici ne mogu znati kakva je njihova izvedba i zadovoljava li standarde poduzeća. Takav zastarjeli model je vrlo ograničen  – ne pomaže zaposlenicima da se poboljšaju i unaprijede svoju karijeru.

Moderne metode za upravljanje učinkom glavni fokus stavljaju na zaposlenike. Umjesto da ispune procjenu negativnim komentarima i detaljnom obradom prijašnjih pogrešaka koje su se dogodile prije skoro godinu dana, današnje se metode više fokusiraju na poboljšanje vještina i naglašavanju snaga i prednosti zaposlenika.

Novi procesi za upravljanje učinkom su fleksibilni i jednostavno se implementiraju u svakodnevni posao zaposlenika. Oni počivaju na čestim, iskrenim i otvorenim razgovorima koje rukovoditelji vode sa zaposlenicima. Cilj rukovoditelja nije kritizirati, već poboljšati učinak odnosno omogućiti zaposleniku postizanje još boljih rezultata.

Jedna od glavnih razlika između starih i novih načina za upravljanje učinkom je ta što su tradicionalni načini stavljali naglasak na određivanje financijske naknade, dok moderni modeli to često ne stavljaju u centar pažnje. Razlog tome jest što je poznato da je interna motivacija puno snažniji pokretač aktivnosti. Stoga se upravljanje učinkom osim na načelima želi postaviti tako da je zaposlenik svjestan svoje uloge u organizaciji i što sve može napraviti kako bi njegova uloga bila još značajnija. Kako bi se to postiglo zaposlenici trebaju povratnu informaciju o svom ponašanju, učinku i ovisnosti učinka cijele organizacije o njihovom učinku. Zaposlenici će se vjerojatnije obratiti za povratnu informaciju ako se osjećaju ugodno u razgovoru sa svojim nadređenim pa odatle i dodatni faktori za upravljanje učinkom uz financijsku naknadu.

Kako moderne metode izgledaju?

Vjerojatno vam se po glavi mota pitanje: „Kako izgleda implementacija novih metoda za učinkovito upravljanje učinkom?“ Postoji više savjeta koje možete iskoristiti u stvaranju potpuno novog i inovativnog sustava za upravljanje učinkom. Možete pokušate uvesti sustav postavljanja ciljeva temeljen na OKR okviru (skraćenica dolazi od engleskog izraza „objectives and key results“. Odnosno, stvorite sustav unutar kojeg će zaposlenici imati zacrtane ciljeve te mjerljive načine putem kojih će znati koliko se približavaju ciljevima. Ključni rezultati su ono čime će zaposlenici znati da su na dobrom putu. Svaki tim ili odjel može stvoriti ciljeve i ključne rezultate za sebe, a također ih mogu postaviti i zaposlenici za same sebe.

Osim toga, značajna prednost modernih metoda jest agilnost. Ova komponenta je nužna kada se govori o postavljanju ciljeva. Krajnji rezultati bi trebali biti fleksibilni kako bi se lakše moglo prilagoditi na konstantne promjene u poslovnom okruženju. Uključite i povratne informacije dane u stvarnom vremenu. To znači da ne čekate godinu dana za sastanak vezan uz učinak, već potičite davanje povratnih informacija tijekom tipičnog, prosječnog radnog dana. Naravno, uz to zadržite količinu informacija koju želite prenijeti na minimumu kako biste zaposlenicima ukazivali na jednu ili dvije mogućnosti za poboljšanje. Više od toga će ih zbuniti jer neće znati što je, zapravo, vama važno!

Da bi moderna metoda za upravljanje učinkom bila efikasna i vi kao rukovoditelji trebate usavršiti određene vještine. Pa tako trebate posebnu pažnju obratiti na interpersonalne vještine. Na vrijeme prepoznajte kada zaposlenici odrade radne zadatke te im dajte do znanja da prepoznajete njihov trud. Još jedan savjet koji biste trebali uvesti kao dio modernih metoda za upravljanje učinkom jest davanje glasa zaposlenicima. Svi ljudi se vole osjećati uključeno u aktivnosti. Ukoliko date zaposlenicima mogućnost da i oni na neki način sudjeluju u evaluaciji učinka, percipirati će cijeli sustav kao pravedniji i bolji.

Četiri je magičan broj

Implementaciji novih sustava, pa tako i upravljanjem učinkom, najbolje je pristupiti u fazama. Zbog toga je četiri magičan broj – četiri su faze uključivanja novog sustava. Prva faza odnosi se na planiranje. Uspjeh novih metoda ovisit će o tome koliko smo pripremili teren za njih. Obuka rukovoditelja, resursi potrebni za implementaciju, sve su to dijelovi koje morate uključiti u početnu fazu planiranja. Svaki program valja prilagoditi vašoj organizaciji, a planiranjem ćete osigurati dovoljno dobru podlogu za uspjeh. Uzimajući u obzir vrijednosti i organizacijsku kulturu, odredite koje ćete mjere koristiti i zašto te kako će one utjecati na ciljeve organizacije.

Jednom kada imate već izrađen plan, treba netko i nadzirati njegovu provedbu. Kao što arhitekt nadzire gradnju svojeg projekta, tako i vi trebate osigurati da sve ide po planu. Nije loša ideja kreirati pilot istraživanje u koje ćete uključiti mali tim ili odjel. Tako možete razriješiti sve manje probleme i prepreke, prije nego što implementirate sustav na razini cijele organizacije.

Kada implementirate novu metodu upravljanja učinkom, odredite postiže li ona rezultate kakvima ste se nadali. Poboljšava li izvedbu, produktivnost i angažman među zaposlenicima? Pomno pratite mjere koje ste izabrali kako bi vidjeli napredak ili zastoj u vašem programu. Dobro je iskoristiti prethodne podatke o izvedbi kako bi znali krećete li se u pozitivnom smjeru. Upravljanje učinkom odnosi se na svaku osobu unutar organizacije jer treba biti zadovoljeno pravilo pravednosti. Imajte na umu da promjene teško padaju i vama, pa tako i svim ostalim zaposlenicima. Uz nove obuke, komunikaciju i praksu, upravljanje učinkom će u početku zaokupiti svakog zaposlenika jer ima direktan upliv na njihov rad, motivaciju i primanja. Zato je korisno nagraditi rukovoditelje i voditelje za sve nove vještine koje su morali usavršiti i za veliku odgovornost koju su preuzeli. Bit je prepoznati rad i trud onih koji su najviše bili zahvaćeni novim načinom gledanja na organizacijske ciljeve.

Razriješite detalje

Da biste uspješno plasirali novu metodu upravljanja učinkom, morate strateški biti spremni na puno toga. Stoga je ključno da imate razrađeno što je više moguće scenarija i detalja sustava kako biste ih mogli objasniti drugima. Jedno od pitanja na koje morate imati odgovor jest koliko često ćete provoditi službene procjene učinka? Ovisno o veličini organizacije, krajnjem proizvodu, načinu prodaje i sličnim kriterijima, trebate odlučiti kolika je čestina potrebna da bi imali dobar uvid u rad zaposlenika. Upravljanje učinkom trebalo bi biti jednako jedinstveno kao i sama organizacija. Ne možete se voditi u potpunosti gotovim modelima jer oni vjerojatno neće odgovarati vašim potrebama.

Tko će procjenjivati vaše zaposlenike i njihov učinak? Naravno da bi te osobe trebale biti vrsne i upoznate s poslom koju zaposlenici trebaju obaviti. No, oslanjanje isključivo na procjenu rukovoditelja može biti pogreška. Kolege, voditelji timova, mentori ili kupci mogu imati bolji uvid u izvedbu vaših zaposlenika. Najbolje rješenje jest da uzmete mišljenja iz što više izvora. U evaluaciju uključite različite grupe ljudi koji su u interakciji s vašim zaposlenicima kako biste dobili najtočniji i najpravedniju procjenu učinka.

Koja pitanja ćete pitati pri procjeni učinka? Povratne informacije moraju biti relevantne i vezane uz postavljene ciljeve. Dobra startna pozicija jest objasniti svrhu izvještaja o izvedbi. Nemojte zaboraviti i koristiti odgovore na skali, ali pritom pripazite. Ako date mogućnost neutralnog odgovora kao što je – ne znam, vjerojatno će taj odgovor biti najčešće zaokružen. Isplati se koristiti skalu od četiri odgovora, od „U potpunosti se slažem.“ do „U potpunosti se ne slažem“, čime dobivate jasan odgovor. Da biste bili u potpunosti spremni na uvođenje novog načina upravljanja učinkom, ovakve i slične detalje morate imati osmišljene prije implementacije. Time povećavate vjerojatnost da se zaposlenici brže prilagode na novi sustav i promjene.

Pogled u budućnost, a ne prošlost

Moderne metode ne gledaju u prošlost. Umjesto da se fokusiraju na greške, stavljaju naglasak na poboljšanje. Rukovoditeljska podrška podupire potencijal svakog zaposlenika. Ovakva metoda koristi pouzdane procjene kojima pokušava razaznati jake strane zaposlenika. Uz te informacije, rukovoditelj može usmjeriti zaposlenika na pravi put služeći se informacijama o njegovim snagama.

Slično tomu, možete čak iskoristiti i metodu assessment centra. Koristite simulacije kojima ćete moći predvidjeti kako će izgledati budući učinak zaposlenika u vašoj organizaciji. Menadžeri mogu koristiti ove rezultate kako bi pokazali zaposlenicima na koji način mogu poboljšati svoje rezultate i kako napredovati. Ovakve informacije vam pomažu shvatiti u čemu počiva motivacija vaših zaposlenika. S ovakvim saznanjima možete jednostavnije upravljati budućim razgovorima o učinku.

Budućnost je protkana tehnologijom pa je to slučaj i s upravljanjem učinkom. Pokušajte integrirati tehnološke alate u vaše sustave za upravljanje učinkom kako biste lakše došli do informacija, davali potpunije povratne informacije i povećali produktivnost. Mnogi digitalni alati imaju mogućnost pratiti izvedbu u stvarnom vremenu, analizirati podatke umjesto vas i dati vam priliku da dajete povratne informacije čak i kada niste u uredu. Isto tako možete koristiti online automatsko čuvanje dokumenata kako biste imali bolji pristup podacima. Integriranje tehnologije u upravljanje učinkom daje širok uvid u napredak zaposlenika. Samim time olakšava komunikaciju između timova i menadžera. Sada, umjesto da čekate godišnji sastanak na kojem će se okupiti menadžeri iz raznih geografskih područja, možete održati online sastanke. Tehnologija olakšava češće procjene učinka, a to je srž modernih metoda upravljanja učinkom.

Dakle, nemojte se zadržavati na starim pogreškama i na izvedbi od prije godinu dana. Umjesto toga, gledajte u budućnost. Koristite sve dostupne digitalne usluge kako biste si olakšali posao i  unaprijedili upravljanje učinkom.

Otpor i prihvaćanje

S gotovo svim promjenama dolazi i otpor. Neki zaposlenici, pogotovo oni dugogodišnji, su navikli na određen način rada i teško im se mijenjati na novi. Međutim, ako zanemarite otpor on neće nestati. Čak štoviše, zanemarivanjem može doći do negativnih posljedica. Stoga koristite otvorenu komunikaciju s vašim zaposlenicima i time im dajte do znanja da ste tu za njih. Razgovarajte o razlozima otpora i pokušajte doprijeti do srži problema. Možda zaposlenici pružaju otpor jer ne vjeruju da će novi sustav biti pravedan. Možda nisu sigurni u svoje vještine pa se boje tehnoloških zahtjeva koje sustav donosi sa sobom. To su sve razlozi koje treba uvažiti, ali u isto vrijeme i razriješiti.

Potrudite se objasniti novi način rada zaposlenicima. Što više informacija dobiju, to je manja šansa da će stvoriti svoje nelogične zaključke o tome kako nešto funkcionira. Dajte im do znanja da ste tu ako imaju pitanja ili nedoumice. Glavni faktor koji morate prezentirati tijekom implementiranja jest pristupačnost. Zaposlenici koji se ne ustručavaju doći do vas i tražiti pomoć, vašu će pristupačnost i otvorenost iznimno cijeniti.

Prenesite informacije o tome na koji način sustav funkcionira kako biste uvjerili zaposlenike u pravednost na kojoj on i počiva. Osigurajte transparentne i jasne kriterije koji će biti svima poznati i tako smanjite mogućnost utjecaja predrasuda ili pristranosti. Kad god je moguće, uključite zaposlenike u cijeli proces. Tako će se oni sami uvjeriti da je sustav pošten i da neće biti zakinuti. Tek kada ispunite sve ove uvjete, bit ćete spremni implementirati vaš novi sustav u organizaciju.