Kako bi svaki zaposlenik postao vrstan u svom poslu, treba ga upoznati s organizacijom i dinamikom rada. Svaka organizacija je kao živi organizam. Svaka je posebna, ima svoje specifičnosti, svoju radnu klimu i atmosferu, svoju organizacijsku kulturu. Isto tako, svaki menadžer i rukovoditelj ima svoj stil vođenja, a sama struktura organizacije jedinstvena je za usluge i proizvode koje poduzeće nudi.
Kada zapošljavamo nove radnike, nije samo bitno da selekcijski postupak bude što bolji kako bi se osigurali dobri i kvalitetni zaposlenici. Ono što je ključ jest da jednom kada odaberemo najbolje kandidate da ih upoznamo i uvedemo u rad kako bi se što prije prilagodili i snašli na novom radnom mjestu. Upravo za to služi onboarding proces.
Onboarding proces je ključan dio svakog upoznavanja organizacije, a njegov razvoj seže daleko kroz povijest. Ono primarno služi za integraciju zaposlenika u kulturu organizacije. Odnosno, zaposlenicima se daju potrebni alati, znanja i potpora u procesu učenja svoje uloge u timu i cijeloj organizaciji. Da bi prilagodba bila što bolja, onboarding proces mora ići iznad klasičnih očekivanja da će postojati samo inicijalni orijentacijski dan. Time što pomažemo novim zaposlenicima da se prilagode, to ćemo i prije vidjeti rezultate njihova rada. Zauzvrat ćemo primijetiti da će zaposlenici biti zadovoljniji na svom radnom mjestu, što će rezultirati poboljšanom dinamikom i suradnjom među kolegama. Iz tog razloga, ulaganje u radnu snagu u početnim fazama njihovog rada u organizaciji je ključno za ostvarivanje njenih uspjeha.
Dvostruka uloga onboardinga
Neki od vas će se možda pitati – nije li moja uloga završena onog trenutka kada pronađem odgovarajućeg kandidata za posao? Iako je razumno očekivati da će zaposlenici uložiti napor u razumijevanje kako se snaći u novoj ulozi, nije nužno da prolaze kroz taj proces sami. Najlakše i najbrže će naučiti ako ih u organizaciju uvede netko tko već ima potrebno znanje i iskustvo u organizaciji. Ne samo da će od toga imati koristi zaposlenik, već i cijela organizacija. Što prije zaposlenik pohvata svoje radne zadatke i uloge, to će se prije osamostaliti i početi doprinositi uspjehu organizacije.
Prva svrha onboarding procesa jest ta da daje zaposlenicima da znanje, vještine i resursi koji su im potrebni da bi mogli obavljati svoje dužnosti i zadatke na učinkovit način. Druga svrha onboardinga jest da se stvara osjećaj pripadnosti, angažmana i povezanosti s vizijom, ciljevima i vrijednostima organizacije. Kada se stvore jaki temelji tijekom onboarding procesa, organizacije mogu pružiti novim zaposlenicima mogućnost za uspjeh i povećati njihov potencijal za rast i razvoj.
Posebno je važno istaknuti upoznavanje zaposlenika s vrijednostima i ciljevima organizacije. Često zaposlenici ne razmišljaju toliko o konkretnom, globalnom cilju kojem teži poduzeće, već se fokusiraju na svoje radno mjesto i koju ulogu oni moraju obnašati. Međutim, slaganje ciljeva i vizije organizacije s ciljevima zaposlenika može imati dugoročno vrlo velik učinak. Ako se zaposlenika upozna s vizijom, veća je mogućnost da će s novom perspektivom odrađivati svoje zadatke, a također će imati i veću jasnoću prema čemu treba ići da postigne ciljeve.
Ključevi onboardinga koji otvaraju sva vrata
Zapravo, postoji više ključeva koji mogu pomoći otvoriti potencijale novih zaposlenika. Prvi od njih jest jasna komunikacija. Da bi zaposlenici razumjeli kako točno njihov posao izgleda, potrebno je da vrlo jasno i razumljivo prezentiramo sve informacije vezane uz njihovo radno mjesto. Dakle, bitno je na vrlo jasan način objasniti novim zaposlenicima koja su očekivanja i odgovornosti koje će se tražiti od njih. Osim toga, bitno je imati i razumljivo predstavljanje strukture organizacije. U ponekim slučajevima to će označavati i dijeljenje i suradnju na određenim projektima, rad u višestrukim timovima i slično.
Drugi ključ jest adekvatno uvježbavanje i resursi da bi se zaposlenike naoružalo potrebnim znanjima i vještinama koje će im pomoći obavljati svoj posao. Osim toga, još jedan ključ predstavlja i upoznavanje novih zaposlenika s članovima i voditeljima timova i ostalim osobljem. Time podupiremo stvaranje radnih odnosa i potičemo suradnju s drugima. Nadalje, ključ je i da se novi zaposlenici upoznaju s zakonima, normama, procedurama i sistemima u organizaciji. Stoga je korisno pokazati ili pružiti mogućnost da zaposlenici sami uvide kako stvari funkcioniraju. Zadnji ključ odnosi se na pružanje podrške i povratnih informacija kako bi se mogla razriješiti pitanja i brige koje se jave tijekom onboardinga.
Dakle, vidimo zašto je potrebno mnogo ključeva. Oni otvaraju različita vrata. Neki od njih omogućavaju novim zaposlenicima da postave dobre odnose s drugima na početku rada, drugi osiguravaju da će zaposlenici obavljati posao s minimalno grešaka te da neće postojati zbunjenost oko obavljanja radnih zadataka. Osim toga, pruža im se i vrlo potrebna potpora i daje im se do znanja da se imaju kome obratiti za pomoć.
Zašto uopće odabrati onboarding proces?
Uspješan onboarding proces ima brojne prednosti za organizaciju, ali i za nove zaposlenike. Organizaciji će dobar onboarding proces pomoći povećati razinu produktivnosti i zadovoljstvo poslom. To je iznimno bitno jer se smanjuju razine fluktuacije, a samim time troškove zapošljavanja. Zaposlenici koji imaju podršku su angažiraniji i predaniji svom radu te organizaciji općenito što smanjuje vjerojatnost da će dati otkaz. Upravo zato što su takvi zaposlenici predani organizaciji, više će mariti za ispunjavanje ciljeva organizacije te će kvalitetnije odrađivati svoj posao.
Ono što je također bitno je da uspješan onboarding proces prikazuje poduzeće u realnom i pozitivnom svjetlu. Ako organizacija brine oko prilagodbe zaposlenika, postoji mogućnost da će se pozitivna iskustva takvih zaposlenika prenijeti i izvan organizacije. Odnosno, takvim postupkom sama organizacija postaje poželjnije radno mjesto za buduće, potencijalne i odgovarajuće kandidate. Time će, kada postoji potreba za selekcijom, poduzeće imati veći raspon kandidata između kojih će birati one najsposobnije za određeno radno mjesto. Zbog toga što je na dobrom glasu, organizacija može privući vrlo kvalitetne i stručne kandidate za posao. Kada organizacija ostvari pozitivnu reputaciju, to može ubrzati proces uspjeha i u tržišnoj utakmici.
Uspješan onboarding proces povećava samopouzdanje, zadovoljstvo poslom, a i angažman novih zaposlenika. Omogućava im da stvore i izgrade nove odnose s kolegama, da poboljšaju svoje razumijevanje organizacijske klime i organizacijske kulture. Omogućava im da usklade svoje ciljeve s ciljevima organizacije. U krajnjoj liniji, to dovodi do boljeg ishoda u radu, uspješnijeg obavljanja zadataka, razvoja karijere i dugoročnog uspjeha zaposlenika.
Kako organizirati dobar onboarding proces?
Da bi se osigurala uspješnost onboarding procesa, organizacije trebaju slijediti određene smjernice kako organizirati onboarding. Prvo, treba obratiti pozornost na takozvane preboarding aktivnosti. To su aktivnosti koje omogućavaju dobar prvi dojam za sve nove zaposlenike. Primjerice, zaposlenicima možete dati paket dobrodošlice, omogućiti im pristup svim važnim resursima i postavljanje inicijalnog sastanka. Tim putem se osigurava novim zaposlenicima da se osjećaju vrijednima za organizaciju čak i prije prvog radnog dana. Ostavljanje pozitivnog dojma iznimno je bitno. Sigurno želite osigurati da zaposlenici imaju osjećaj pripadnosti organizaciji!
Bitno je paziti da postoji vrlo dobro strukturiran orijentacijski program. Treba uključivati upoznavanje s najbitnijim članovima organizacije, u kratkim crtama objašnjena vizija, ciljevi i težnje organizacije te objašnjenje najbitnijih procedura i pravila. Naravno, pratiti ove faze kvalitetnog onboarding procesa je jedno jer on može sadržavati i dodatne korake, ovisno o potrebama organizacije, ali ovo su one osnovne koje osiguravaju uspjeh onboardinga.
Jako korisna stavka u onboarding procesu je dodjeljivanje buddya ili kolege novim zaposlenicima. Oni su od velike važnosti novim zaposlenicima jer im se omogućava da se bez straha ili srama obrate nekom za pomoć. Tako novi zaposlenici neće biti zbunjeni oko toga kome se smiju obratiti i neće se ustručavati razriješiti svoje nedoumice.
Bitno je i održavati redovite sastanke s povratnim informacijama gdje se pruža prilika da zaposlenik podijeli svoje brige i pitanja. Organizacije bi trebale evaluirati onboarding proces kako bi znale gdje postoji mjesta za poboljšanje, a ne slijepo pratiti ulogu softvera koji sve češće zamjenjuje osobni kontakt u onboardingu.
Svi za jednog, jedan za sve
Onboarding proces je bitan ne samo za novog zaposlenika, nego za sve zaposlenike kao kolektiv. Ako se novi zaposlenici mogu lakše i brže prilagoditi, mogu i s lakoćom obavljati svoj posao. Time ne remete dinamiku tima, već se uklapaju i doprinose timu. Stariji zaposlenici imaju novog kolegu koji može doprinijeti uspjehu organizacije. Novi zaposlenik kojemu je jasno objašnjeno koje radne zadatke obavlja, s kim surađuje i kako odrađuje posao neće stvarati probleme drugima. Neće se preklapati dvostruko odrađivanje radnih zadataka, konflikti i konfuzija oko podjele zadataka.
Uz dobro uloženi trud u onboarding organizacija može povećati svoju produktivnost, uspješnost i napredovanje. Ono što je iznimno bitno, zaposlenici dijele svoja pozitivna i negativna iskustva. Ako omogućimo zaposleniku dobro upoznavanje s organizacijom, postoji šansa da će on dijeliti to svoje iskustvo s drugima. Tako će poduzeće biti na dobrom glasu te postati primamljivije mjesto za rad.
Onboardingom se zaposlenicima se smanjuje stres prelaska na novo radno mjesto, daje im se prilika za uklapanje u organizaciju i suradnju s kolegama. Onboarding proces u njima budi osjećaje pripadanja i zadovoljstva. A to je iznimno bitno za rad zaposlenika. Sretni zaposlenici će obavljati svoj posao uz veću dozu uživanja, biti će kreativniji, inovativniji i angažiraniji. Time će unaprijediti svoju karijeru, ali i pomoći organizaciju u ostvarenju svojih ciljeva. Organizacija će najbolje funkcionirati kada postoji dinamika – svi za jednog, jedan za sve. Zalaganjem za nove zaposlenike ulažete u buduće dugoročne i pouzdane, vrsne radnike. Stoga, nemojte zanemariti onboarding proces i pružite novim zaposlenicima priliku da se iskažu u pozitivnom svjetlu.
