Uloga softvera i osobnog kontakta u onboardingu

Svi znamo koliko je teško doći na novo radno mjesto bez da znamo ijednu osobu, a uz to nismo sigurni što točno moramo raditi i kako započeti radne zadatke. Uz to ne znamo kome se možemo obratiti u slučaju da imamo nedoumice ili pitanja. Prvi radni dan je već dovoljno stresan sam po sebi, a uz ove dodatne brige nervoza postaje još gora. Kao voditelji i rukovoditelji, glavni fokus bi vam trebao biti na zaposlenicima. Njihovo zadovoljstvo je ključno za funkcioniranje organizacije.

Zato bi prilagodba na novo radno mjesto trebala biti što više olakšana za nove radnike. Da biste olakšali svojim zaposlenicima ovo stresno razdoblje, potrebno je uvesti onboarding proces. Onboarding proces se sastoji od brojnih faza kojima je cilj integriranje osoba u novo radno okruženje i prenošenje svih bitnih informacija novim zaposlenicima. Kada zaposlenici prođu kroz onboarding proces, njihovo zadovoljstvo na radu postaje veliko, motivacija im se povećava, a s time postaju i kreativniji i inovativniji.

U zadnje vrijeme je tehnologija postala sve prisutnija u radu organizacija pa tako i u onboarding procesu. Međutim, utjecaj osobnog kontakta i ljudskog faktora još uvijek nije zamjenjiva tehnologijama posebno u organizacijama koje znaju što je zapravo onboarding. Postoji mogućnost kombiniranja obje vrste pristupa onboardingu, no važno je odrediti što točno koristiti, a što ne. Postoje pozitivne strane koje u onboarding uvodi tehnologija softvera, ali i nedostatci koji ne mogu nadomjestiti ljudske interakcije.

Kako nam softver pomaže u onboardingu?

Softver nije sredstvo za rad. S obzirom na to da je tehnologija u posljednjih par desetljeća značajno napredovala, tako je i pronašla put u sve dijelove funkcioniranja organizacija. Softver igra važnu ulogu u automatizaciji administrativnih zadataka, raspoređivanju informacija, a nudi i mogućnost interaktivnog učenja. Odnosno, onboarding proces je obilježen učenjem. Kako funkcionira radna uloga, koji radni zadaci se trebaju obavljati i koje odgovornosti zaposlenici imaju, samo su neke od stvari koje pokriva onboarding proces. Softver može poslužiti kako bi umjesto učenja uživo, novi zaposlenici mogli imati interaktivna iskustva online učenja. Online platforme i softverske aplikacije nude novim zaposlenicima pristup svim bitnim resursima. Umjesto da uživo jedna osoba mora skupljati informacije i prezentirati ih zaposleniku, aplikacije nude sva pravila, informacije i vrste obuka.

Takvi alati omogućavaju prije svega učenje u tempu koji odgovara učeniku. To može biti od velikog značaja za mnogo novih zaposlenika. Neki od nas uče vrlo brzo i pohvataju sve informacije u kratkom vremenskom roku, dok neki drugi trebaju više ponavljanja kako bi usvojili sve rečeno. Zbog toga su softver i razne aplikacije vrlo korisni u onboarding procesu ako znamo kako organizirati onboarding, kako je tekao razvoj onboardinga kroz povijest i koje su faze kvalitetnog onboarding procesa.Oni osnažuju zaposlenike i motiviraju ih da se upoznaju s organizacijskom kulturom, vrijednostima i procesima. Softver također omogućava jednostavno praćenje i bilježenje napretka tijekom onboardinga. Tako se osigurava da će novi zaposlenici ispunjavati zahtjeve i zadatke koji su im dani u procesu. Softver može olakšati brojne korake koji čine onboarding proces.

Korištenje aplikacija ima svoje prednosti

Kao i u svakodnevnom životu softver sadrži brojne prednosti koje nam mogu olakšati život. Isto kao što možemo u trenutku provjeriti sve informacije preko interneta, povezati se s udaljenim prijateljima i rodbinom ili pak gledati koncert omiljenog izvođača online, tako ga možemo koristiti za onboarding proces. Prva od prednosti koju donosi softver jest da povećava učinkovitost jer smanjuje potrebu za papirologijom i administrativnim poslovima. Oslobađa se puno više slobodnog vremena za ljudske resurse i za nove zaposlenike. To znači da će zaposlenici biti manje izloženi stresu zbog neznanja i nesnalaženja, a moći će i ponoviti neke lekcije kako bi si olakšali početne dane rada. Ljudski resursi i kolege novozaposlenih mogu se posvetiti objašnjavanju kompleksnijih zadataka ili davanju povratnih informacija.

Druga prednost koju softver unosi u organizacije jest to što osigurava konzistenciju tijekom davanja informacija. Što se pod time misli? Softver omogućava standardizaciju informacija. Drugim riječima, svi zaposlenici dobivaju identične informacije vezano uz početak rada. Baš zbog toga, svi zaposlenici mogu biti jednako informirani kada započinju rad u određenoj organizaciji. Isto tako, s obzirom da sve informacije postoje na jednoj platformi, svi dobivaju i istu online obuku. Da bi onboarding proces bio pošten i korektan prema svima, treba osigurati podjednaku podršku i informiranost za sve. Upravo to osigurava korištenje softverskog sustava u onboardingu.

Osim toga, softver olakšava multitasking u upravljanju ljudskim resursima. To jest, pomoću tehnologije i softvera javlja se prilika da organizacije tijekom onboarding procesa primaju više novih zaposlenika u isto vrijeme. Ono što je najbitnije, lokacija novih zaposlenika nije bitna. U novije vrijeme sve je češći rad od kuće pa se stoga mogu zaposliti i kandidati koji fizički nisu prisutni u gradu ili čak državi. Zato je online onboarding ključan.

Hoće li nas zamijeniti roboti?

Iako tehnologija sve više napreduje i zamjenjuje ljude i radnu snagu, postoji određeni dio koji tehnologija zasad još uvijek ne može postići. To je faktor ljudskosti. Iako softver olakšava brojne aspekte onboarding procesa, osobni kontakt i ljudske interakcije su nužne za stvaranje povezanosti i osjećaja pripadanja kod zaposlenika. Osobni kontakt osigurava novim zaposlenicima mogućnost da pitaju sve što im nije jasno. Mogu razriješiti sve nedoumice i probleme s kojima se susretnu u prvim danima rada. Osim toga, omogućava zaposlenicima da stvaraju odnose s kolegama i nadređenima. Interakcije licem u lice su iznimno važne za stvaranje dugoročnih veza i suradnje na poslu.

Direktni kontakt s ljudima dopušta priliku za izmjenjivanje neverbalnih socijalnih znakova. Većina ljudske komunikacije počiva na neverbalnim znakovima. Osoba može prenijeti poruku, ali po neverbalnoj komunikaciji vi možete zaključiti da se u pozadini radi o potpuno drugoj poruci. Primjerice, jeste li se nekada našli u situaciji da vam netko da kompliment, ali nemate osjećaj da je kompliment iskren. Možda ste zamijetili kiseli osmijeh, blago smrknute obrve ili poglede upućene drugima koji vam pokazuju da je cilj te osobe bio uvrijediti vas, a ne dati kompliment. Sve to zaključili ste isključivo iz neverbalnih znakova.

Onboarding proces, kao i komunikacija, može počivati na neverbalnim znakovima. Zato je bitno uključivati ljudski faktor u taj proces. Čak i kada ne postoji mogućnost za održavanje onboardinga uživo, potrebno je barem omogućiti videopozivima ljudski kontakt. Tek kada možemo vidjeti facijalne ekspresije drugih osoba, možemo biti sigurni u poruku koja se prenosi. A novim zaposlenicima itekako je potreban topao i iskren osmijeh te osjećaj da su dobrodošli. To se postiže upravo osobnim kontaktom.

Osobni kontakt ili softver – tko će pobijediti?

Uključivanje osobnog kontakta u onboarding donosi brojne prednosti. Prije svega, dopušta prenošenje složenih informacija i konteksta koji bi inače bio težak za prepoznati. Kao što smo prethodno objasnili, poneke poruke se moraju prenijeti neverbalno pa je to posebnost koju softver ne može rekreirati. Uz to, novi zaposlenici mogu dobiti uvid u organizacijsku kulturu, nepisana pravila i dinamiku unutar tima koju inače ne bi mogli prepoznati. Sve to doprinosi pozitivnom radnom okruženju. Jako je bitno da zaposlenik to osjeća jer će se tek tada osjećati prihvaćeno i cijenjeno na radnom mjestu.

Nadalje, osobni kontakt omogućava mentorima ili nadređenima da pruže personalizirani pristup svakom novom zaposleniku. Mogu dati podršku i navoditi osobu onoliko koliko je njoj potrebno. Umjesto standardiziranog pristupa koji je jednak za sve, osobni kontakt omogućava prilagodbu svakom zaposleniku. Ovakav individualni pristup povećava osjećaj podrške i angažmana zaposlenika. Osim toga, osobni kontakt potiče i socijalne odnose i osjećaj pripadanja zajednici, što je ključno za zadovoljstvo na poslu i dugoročni ostanak na poziciji.

Softverska tehnologija ima svoje mane, no isto tako i jedinstvene prednosti koje osobni kontakt nema. Primjerice, pomoću nje i standardiziranog pristupa za sve možemo evaluirati onboarding proces na vrlo precizan i valjan način. Osim toga, pravedniji je isključivo zbog te činjenice da svi dobivaju jednak pristup. Ovisno o tome kakve su potrebe zaposlenika i organizacije, oba pristupa mogu uvelike doprinijeti za onboarding proces. Ne može se lako reći da je jedan pristup bitniji ili bolji od drugoga, već je bitno analizirati i dizajnirati onboarding proces koji će biti specifičan za zahtjeve organizacije. Samo tako će organizacija izvući maksimum dobiti iz onboarding procesa.

Može li se integrirati softver i osobni kontakt?

Ako vam obje opcije zvuče jednako primamljivo i imate potrebe za obje vrste onboardinga, imamo dobre vijesti za vas! Onboarding proces moguće je provesti integracijom softvera i osobnog kontakta. Zapravo je najučinkovitiji onboarding proces upravo onaj koji kombinira oba pristupa. Integracijom ovih elemenata dobivamo i učinkovitost, ali i dozu personaliziranog pristupa. Softver može razriješiti administrativne zadatke i smanjiti papirologiju. Uz to, može pružiti svima osnovne standardizirane informacije povezane s radom u organizaciji. Također, softverom se može osigurati i interaktivni načini učenja i obuke.

S druge strane, osobni kontakt donosi ljudski faktor u onboarding proces. Pomoću ljudske interakcije facilitira se stvaranje novih veza i odnosa s kolegama. Pruža se i mogućnost da se daje individualizirani pristup svakom od novih zaposlenika. Osobni kontakt ima ključnu ulogu i u integraciju u kulturu organizacije. Kako postići ovaj balans i integraciju? Organizacije mogu postići kombinirani pristup tako da inkorporiraju videopozive za određene sastanke, dok u isto vrijeme organiziraju grupne aktivnosti kao što je team-building. Osim toga, mogu koristiti programe mentorstva i često provjeravanje stanja s novim zaposlenicima. Kombinacijom olakšanja posla koje donosi softver i interpersonalnih veza koje donosi osobni kontakt se optimizira onboarding proces.

Budite sigurni da ako pokušate uravnotežiti korištenje online resursa kako biste maksimalno uštedjeli financijski i vremenski, da ćete imati prostora za dodavanje osobnog kontakta u onboarding proces. Sve što je potrebno je analiza potreba i zahtjeva organizacije i pomno dizajnirani onboarding. U svakom slučaju je bitno imati u fokusu primarno zaposlenike. Njihovo iskustvo bit će najbitnije u cijelom onboarding procesu, stoga je od primarne važnosti zadovoljiti njihove potrebe. Prvi dan rada je svakako stresan, olakšajte ga vašim zaposlenicima!