Onboarding proces je naizgled jednostavan koncept, a njegovo idealno trajanje se razlikuje zbog karakteristika radnog mjesta kao i karakteristika ljudi koje na njih zapošljavate. Za razliku od generičkog pristupa koji sve zaposlenike stavlja u jedan kalup, uspješna integracija je putovanje skrojeno po mjeri potreba vaše organizacije i sposobnosti novih zaposlenika. Duljina trajanja onboarding procesa je određena jedinstvenom mješavinom čimbenika – složenošću uloge, uspostavljenom organizacijskom kulturom, te sposobnostima i iskustvom novog zaposlenika.
Ipak, većina se stručnjaka za upravljanje ljudskim resursima slaže kako prvih 90 dana ima golemu važnost. Ovo kritično razdoblje služi kao odskočna daska za sticanje znanja i poticanje samopouzdanja kod novozaposlenih potrebnih za stvarnu integraciju u tim. Vrijeme se koristi za shvaćanje tehničkih aspekata posla, za razumijevanje neizgovorenih pravila organizacije, usporedbu vlastitih vrijednosti s vrijednostima organizacije i učenje procesa kojima se olakšava rad.
Onboarding proces mora se uvijek prilagoditi zbog prirode samog radnog mjesta. Tehnički zahtjevna radna mjesta ili dolazak zaposlenika iz sasvim različite industrije mogu zahtijevati dulje razdoblje probnog rada i onboardinga. Suprotno tome, ako je iskustvo novog zaposlenika u velikoj mjeri usklađeno s organizacijskom kulturom i njegovom prethodnom ulogom, integracija bi mogla biti brža od očekivane.
Ključ za uspješan onboarding proces leži u postavljanju jasnih očekivanja obiju strana od samog početka.
Strategije za olakšavanje glatke tranzicije
Prvi tjedni na novom poslu su obično vrtlog nepoznatih lica, nepoznatog žargona koji koriste već postojeći zaposlenici i manjka pravih aktivnosti koji bi novom zaposleniku okupirali vrijeme i um. To je razdoblje u kojem se lomi ili stvara pripadnost timu i organizaciji, a na organizaciji leži odgovornost da stvori dobar onboarding proces koji transformira nervoznog početnika u punopravnog člana tima.
Predstavljanje novog zaposlenika cijelom timu, zajedno s njihovim iskustvom i ulogom, može napraviti veliku razliku. Ovo podiže svijest, pomaže u upoznavanju i šalje jasnu poruku da je novi zaposlenik cijenjen član tima od prvog dana.
Implementacijom ovih strategija idemo dalje od početnog predstavljanja novog zaposlenika ostalima i stvaramo preduvjete za stvaranje i zadržavanje ugodnog radnog okruženja. U njemu se novi zaposlenici osjećaju ugodno doprinoseći, surađujući i naposljetku postajući sastavni dio uspjeha tima. U onboarding procesu se radi se o izgradnji kohezivne jedinice u kojoj se svi osjećaju cijenjenima, podržanima i spremnima pridonijeti zajedničkoj viziji.
Kamen temeljac za uspješni onboarding proces je njegovanje osjećaja pripadnosti. Dodijelite mentora ili "buddy-ja" – prijateljsko lice koje može odgovoriti na pitanja, predstaviti kulturu organizacije i postati izvor podrške. Uparivanje novih zaposlenika s iskusnim članovima tima kao što je "buddy" moćan je, ali jednostavan pristup. Takvo mentorstvo igra vitalnu ulogu u stvaranju i razvoju kvalitetnog onboarding procesa. Prijatelj u nepoznatom i novom okruženju postaje izvor neprocjenjive podrške, nudeći smjernice o kulturi organizacije, tijeku rada i neizgovorenim uredskim normama.
Onboarding proces se temelji na osmišljenom programu obuke
Dogovorite uvodne sastanke s ključnim članovima tima u različitim odjelima. To omogućuje novom zaposleniku razumijevanje šire slike – kako se njihov posao isprepleće s poslovima drugih i kako njihov rad doprinosi općim ciljevima organizacije.
Temelj je dobro osmišljen program obuke. Ovaj sveobuhvatni kurikulum trebao bi opremiti nove zaposlenike osnovnim znanjem i vještinama potrebnim za njihovu ulogu. Napravite strukturirani plan obuke koji postupno postaje složeniji kako novi zaposlenik upoznaje organizaciju i svoje radno mjesto.
Međutim, pravo savladavanje dolazi kroz praktičnu primjenu. Nakon što su osnove uspostavljene, pružite im prilike za primjenu novostečenog znanja. Dodijelite im projekte s jasnim ciljevima, a ako je to u skladu s vrijednostima organizacije i njihovim sposobnostima dajte im i prostora da razviju vlastiti pristup.
Idealna razina podrške ovisit će o pojedincu i zahtjevima njegovog radnog mjesta. Neki novi zaposlenici mogli bi napredovati s više praktičnog pristupa, dok bi drugi mogli briljirati u okruženju koje potiče veću neovisnost. Ovdje je ključna otvorena komunikacija. Obratite pozornost na njihova i vaša očekivanja i prilagodite svoj pristup u skladu s tim. Jesu li zbunjeni i zahtijevaju li više smjernica? Ili ih guši mikromenadžment i čežnja za većom autonomijom?
Postavljanje jasnih očekivanja od samog početka je ključno. Ocrtajte ciljeve, definirajte metriku uspjeha i pružite redovite povratne informacije kako biste ih držali na pravom putu. Jasna očekivanja su dvosmjerna ulica – potaknite otvorenu komunikaciju kako bi mogli izraziti svoje potrebe i težnje unutar uloge.
Pratite napredak i koristite povratne informacije
Redovito praćenje napretka je neophodno. Zakažite sastanke jedan na jedan kako biste procijenili napredak, riješili sve nedoumice i pružili konstruktivne povratne informacije. Ova otvorena komunikacijska petlja drži novog zaposlenika angažiranim, omogućuje korekciju procesa ako je potrebno i pokazuje predanost organizacije njihovom rastu.
Redovite provjere ključne su za praćenje napretka i pružanje konstruktivnih povratnih informacija. Na sastanke se ne bi trebalo gledati kao na gubljenje vremena, važno je da ih predstavite kao prostor za suradnju za otvoreni dijalog. Postavljajte pitanja, potaknite ih da podijele svoje procese razmišljanja i ponudite podršku i vodstvo gdje je to potrebno. Upamtite, pogreške su neizbježne - cilj je stvoriti siguran prostor u kojem mogu učiti i rasti iz njih.
Povežite nove zaposlenike sa ostalim članovima tima
Uspjeh integracije također ovisi o malim detaljima. Okupljanje tima za opuštenim obrokom omogućuje novom zaposleniku da se poveže s kolegama u manje formalnom okruženju. Fokus ovdje ne bi trebao biti na poslu – radi se o međusobnom upoznavanju izvan profesionalnog okruženja. Potaknite sve da podijele zabavne činjenice, hobije ili zanimljive priče.
To potiče osjećaj prijateljstva i omogućuje novim zaposlenicima da se povežu sa svojim kolegama na osobnijoj razini. Možda novi računovođa otkrije zajedničku strast prema planinarenju s drugim članom tima, odmah stvarajući vezu izvan proračunskih tablica i rokova.
Integracija novih zaposlenika u postojeću timsku dinamiku često je zanemaren aspekt onboarding procesa. Ipak on je ključan je za poticanje suradničkog i kohezivnog radnog okruženja.
Osim neformalnih razgovora u pauzama pri zahtjevnijim situacijama možda ćete morati pribjeći i kompleksnijim aktivnostima. Jedna od mogućnosti da se stvari pokrenu je kroz team building aktivnosti. Escape room, lov na blago u uredu ili neka druga društvena igra mogu učiniti čuda. Ove aktivnosti ako su dobro zamišljene su prilike za usavršavanje komunikacijskih vještina i vještina rješavanja problema u opuštenom okruženju.
Ulažući u dobro zaokruženo onboarding iskustvo stvara se situacija u kojoj svi dobivaju. Novi zaposlenici osjećaju se cijenjenima, podržanima i obučenima za uspjeh. Organizacija zauzvrat ima koristi od angažiranih, produktivnih članova tima koji su predani dugoročnom uspjehu od prvog dana svog zaposlenja. Zapamtite, ne radi se samo o preživljavanju svih uključenih tih prvih tjedana nakon kojih će se situacija „već nekako posložiti“.
Pronalaženje ravnoteže u pružanju podrške
Onboarding proces novih zaposlenika delikatan je ples u kojem je potrebno pronaći ravnotežu između pružanja potrebne podrške i poticanja autonomije kako bi se potakli rast i inicijativu te osigurao uspjeh.
Prilagođavanjem svoje onboarding strategije možete osnažiti nove zaposlenike na razvijanje samopouzdanja. Oni trebaju razviti vještine koje su im potrebne za uklapanje unutar organizacije, a koje će im omogućiti da na najbolji mogući način naprave ono zbog čega ste ih zaposlili. Radi se o poticanju okruženja koje pruža sigurnosnu mrežu dok ih istovremeno potiče u preuzimanju odgovornosti, kritičkom razmišljanju i pronalasku vlastitog ritma unutar organizacije.
Ako ih stalno držite za ruku riskirate stvaranje pojedinaca koji se pretjerano oslanjaju na smjernice. Oni će biti nesposobni kritički razmišljati ili samostalno rješavati probleme. Suprotno tome, ako bacite ih u nepoznato uz minimalno vodstvo mogli bi se spotaći, a njihovo samopouzdanje će klonuti pod pritiskom neizvjesnosti.
Onboarding proces kao ključ dugoročnog uspjeha
Kvalitetan onboarding proces služi kao temelj i osigurava da se novi zaposlenici osjećaju dobrodošlo, da brzo shvate procese i postanu produktivni suradnici od samog početka.
Prednosti učinkovite integracije novih zaposlenika su dalekosežne. Zamislite novog marketinškog suradnika koji se osjeća cijenjenim od prvog dana zahvaljujući glatkom onboarding procesu. Njegov moral raste, potičući osjećaj predanosti timu. Dobro strukturiran onboarding proces ubrzava kulturno prilagođavanje. On razumije vrijednosti organizacije, neizgovorena pravila i stilove komunikacije, što mu omogućuje da se neprimjetno integrira u postojeću timsku dinamiku. Što je najvažnije, opremljen je i naoružan potrebnim alatima, obukom i stalnom podrškom što mu daje značajan doprinos zajedničkim ciljevima. Ovo ne samo da potiče produktivnost tima, već i potiče osjećaj postignuća i svrhe kod novog zaposlenika.
Ulaganje u onboarding proces ne odnosi se samo na prvih nekoliko tjedana; radi se o uspostavljanju dugoročne predanosti razvoju i zadovoljstvu zaposlenika. Davanjem prioriteta integraciji i zadržavanju novih zaposlenika, organizacije mogu ubrati plodove talentirane, angažirane radne snage. Ona je snažna sila koja pokreće inovacije, produktivnost i naposljetku, dugoročni uspjeh organizacije pa neka takav bude i novi član tima u što kraćem roku.
Oboarding proces se svodi na to da se novi zaposlenici osjećaju kao bitan dio budućeg uspjeha organizacije. Uključite ih u strateške rasprave, potaknite njihove ideje i odajte priznanje njihovim doprinosima. Jednostavan čin priznanja može znatno doprinijeti jačanju morala i pokazati da su važan dio tima.
Pružite prilike novim zaposlenicima da razviju svoje vještine i napreduju u karijeri. Ponudite programe mentorstva, pristup resursima za profesionalni razvoj i priliku za preuzimanje izazovnih projekata koji ih guraju izvan njihove zone komfora. Ove prilike koriste organizaciji potičući kvalificiraniju radnu snagu. One također pokazuju ulaganje tvrtke u njihov dugoročni rast, poticanje lojalnosti i osjećaja da ih se cijeni.
Ovo je proširena i osvježena verzija članka izvorno objavljenog na savjeti.hr
