Važnost postavljanja jasnih očekivanja i smjernica za rad od kuće

Sve više poduzeća od svojih zaposlenika traži povratak u urede. Što biste rekli da je glavni razlog zbog kojeg poslodavci traže zaposlenike da se vrate u urede?

Rad na daljinu fenomen je koji već pet godina značajno obilježava tržište rada. Pojavio se 2020. kao logičan odgovor na pandemiju i tada, u vrijeme lock-downa, je bio i više nego dobrodošao i poslodavcima i zaposlenicima. Poslodavcima je omogućio poslovno preživljavanje kad rad u uredima nije bio moguć, a zaposlenicima u prvom redu sigurnost posla.

Pokazalo se da je ovakvim oblikom rada moguće ostvariti rezultate, uz uvjet da su zadaci dobro delegirani i praćeni od strane voditelja. Međutim, rješavanje konflikata koji proizlaze iz različitih očekivanja poslodavaca i zaposlenika postalo je ključno za uspješan rad na daljinu. Zato su s tom novom spoznajom bili oduševljeni i poslodavci i zaposlenici. Poslodavci su u njoj vidjeli mogućnost za dodatnu uštedu troškova, u smislu otkazivanja najma za skupe poslovne prostore, kao i svih drugih pratećih troškova dolaska zaposlenika u ured. Vidjeli su to i kao dodatnu mogućnost da zaposlenicima izađu ususret te tako dobiju epitet poželjnog poslodavca. Osim toga, nisu se više morali ograničavati na lokalne radnike, već su odlučili zapošljavati ljude diljem svijeta, jer se poslovanje organiziralo online.

S druge strane, zaposlenici su u radu od kuće vidjeli veliku mogućnost uštede vremena za dolazak i odlazak s posla, kao i mogućnost bolje raspodjele privatno-poslovnih aktivnosti. Dodatno, uštedu vremena su vidjeli i manjoj neformalnoj interakciji s kolegama, kao i u nestanku potrebe da se posebno uređuju za posao. Naravno, nisu svima ovi benefiti izgledali jednako privlačno: neki kod kuće nemaju prostor adekvatan za rad, neki nemaju potreban mir, nekima ne odgovara samoća, ali se o tim posljedicama manje govorilo. Štoviše, većina poslodavaca je, čim je mogla, osigurala mogućnost dolaska u ured onima koji su imali takve probleme vezane za rad od kuće.

S protokom vremena, model rada od kuće je počeo pokazivati sve više nedostataka, s kojima se poslodavci sve teže nose. Kako je to i Amazon objasnio u razlozima zbog kojih poziva ljude nazad u ured, u neposrednom kontaktu zaposlenici kvalitetnije surađuju, bolje razmjenjuju znanja i iskustva, osmišljavaju nove ideje, usvajaju željenu poslovnu kulturu te su općenito efikasniji i efektivniji. U kontekstu rješavanja konflikata, neposredna komunikacija često dovodi do bržeg i učinkovitijeg pronalaženja rješenja, čime se smanjuje mogućnost nesporazuma. I obrnuto: u radu od kuće, odnosno u hibridnom obliku rada, teško se ostvaruje prava timska sinergija, koja podrazumijeva da se kvalitetnom suradnjom s kolegama stvara dodana vrijednost. Rješavanje konflikata u takvim uvjetima može postati izazov, jer nedostatak fizičke prisutnosti otežava prepoznavanje i adresiranje problema na vrijeme. Sinergija nije jednostavan zbroj pojedinačnih rezultata, već nova vrijednost koja nastaje zajedničkom interakcijom. I tu je ljudska biologija neumoljiva – takva sinergija se u pravilu stvara kad su ljudi redovito doslovno fizički blizu. Za uspješno poslovanje u današnjem vremenu poduzeća moraju ostvarivati takav oblik sinergije, jer u suprotnom ne mogu postići i zadržati održivo poslovanje. Kao rezultat toga, proces rješavanja konflikata postaje ključan za održavanje pozitivne radne atmosfere. Zato se trend rada od kuće sve više gubi.

Ima li potrebe za zahtjevima za povratak u urede i riskiraju li time poslodavci da zaposlenike učine nezadovoljnima i mogu li si to priuštiti?

Važno je razumjeti da to poslodavci ne rade iz nekog hira, želje da zaposlenicima otežaju uvjete rada ili sl., već iz vlastite nužnosti za preživljavanjem. Bez obzira što mnogi misle da je rješenje u tome da se poslodavci bolje organiziraju i nauče efektivnije voditi ljude na daljinu kako bi postizali timsku sinergiju, problem nije tako jednostavan. On se ne može dugoročnije riješiti isključivo na takav, procesno orijentiran način, jer njegov uzrok nije u nedostatku kvalitetne organizacije poslovanja, već, kako sam prethodno napomenula, u ljudskoj biologiji.

U tom kontekstu poslodavci mogu birati između dva rizika: gubitak ljudi zbog njihovog nezadovoljstva povratkom u urede ili gubitak dugoročno održivog poslovanja, s time da im rad od kuće već i kratkoročno stvara veliko opterećenje na resurse. Naime, nedostatak timske sinergije stvara probleme već i u kvalitetnoj realizaciji dogovorenih projekata, a kamoli u kvalitetnom usmjeravanju na stvaranje novih proizvoda, usluga, prodajnih kanala i sl. Rješavanje konflikata unutar tima postaje jako važno, jer za sve te novitete treba kontinuirana timska kreativna energija, koju je vrlo teško ostvariti povremenim kontaktima kolega i susretima na daljinu. U svakom slučaju je sporije i manje efektivno, a bez razvoja poslovanja nema ni budućnosti poduzeća.

Zato su mnogi poslodavci već i najavili mogućnost gašenja poslovanja, ako neće moći pronaći dovoljno zaposlenika koji su voljni motivirano i produktivno raditi u uredu. To znači da će se i zaposlenicima sve više sužavati mogućnost izbora poslodavca, jer jednostavno neće postojati. Dodatno, na tržištu ćemo zbog toga sve više osjećati kronični nedostatak kvalitetnih proizvoda i usluga, čemu već sad svjedočimo.

Nema rješenja ovog problema bez svjesne odluke zaposlenika i poslodavaca da rade zajedno te da u tom radu stvaraju i održavaju kulturu angažiranosti, smisla, inovativnosti, pravednosti, produktivnosti i zadovoljstva. Rješavanje konflikata u odnosima u kojem jedna od tih strana očekuje da će druga biti vječni izvor potrebnih resursa za kvalitetno poslovanje, je neodrživ. Obje moraju uložiti ozbiljne sinergijske napore da se međusobno razumiju, podupiru, poštuju te tako stvaraju dodanu vrijednost za dobrobit svih. Rješavanje konflikata na taj način jedini je put do osiguravanja poslovne sigurnosti za obje strane.

Izazovi u održavanju timske suradnje kod rada od kuće

Rad od kuće su prigrlili brojni zaposlenici, jer su ga vidjeli kao spasonosno rješenje za brojne probleme s kojima se suočavaju tijekom radnog vijeka. Vidjeli su ga kao mogućnost da se na taj način bolje skrbe o kućanstvu, o članovima obitelji (posebice onima kojima je potrebna povećana skrb), da bolje izbalansiraju svoje privatno-poslovne aktivnosti tijekom dana u skladu s vlastitim bioritmom, itd. Osim ovih aspekata vezanih za privatno-poslovni balans, mnogima je to spasonosno rješenje za manju izloženost stresorima, kojih je objektivno puno u mnogim organizacijama. Brojna istraživanja pokazuju da konflikti s kolegama i nadredjenima predstavljaju jedan od najvećih izvora stresa za zaposlenike, što čini rješavanje tih konflikata iznimno važnim za održavanje pozitivnog radnog okruženja.Z ato se zaposlenici s tolikim žarom i zalažu za pravo rada od kuće. Mnogi se takvim radom uistinu trude napraviti sve svoje zadatke maksimalno kvalitetno, pa čak uspijevaju napraviti i više nego što bi to mogli u uredu, te uz manje iscrpljivanja, zbog minimiziranja uredskog stresa. Ipak, kao što je već navedeno, neke aktivnosti ne mogu napraviti samostalno ni uz povremene sastanke s kolegama (hibridno i uživo). Zato, bez obzira koliko velik njihov individualan trud bio, on nije dovoljan u smislu organizacijskog preživljavanja, za koje je upravo ključan spomenuti sinergijski efekt.

Identificiranje pravih uzroka problema

Zato je jako važno sustavno razotkrivati sve stvarne probleme vezane za radnu ulogu zaposlenika, čije simptome trenutno flaster metodom ublažava rad od kuće. Međutim, on ih samo ublažava i maskira, što znači da će se protokom vremena i oni sve više pojavljivati, jer se nije riješio njihov stvarni uzrok. Poslodavci se svakako trebaju pozabaviti boljom organizacijom poslovanja te stvaranjem kulture poštovanja, povjerenja, konstruktivne komunikacije, otvorene komunikacije o problemima, učinkovitog rješavanja konflikata i sl.

Zaposlenici trebaju sagledati što je to što im trenutno ublažava rad od kuće, a trebalo bi se riješiti na kvalitetniji način. Radom od kuće mnogi od njih stavljaju na sebe preveliku količinu odgovornosti, koju bi možda trebali ili vratiti onima kojima prirodno pripada (djeci, partneru, roditeljima i sl.) ili ju odgovorno raspodijeliti s onima s kojima žive i rade.

Dodatno, usvajanje vještina kvalitetnog upravljanja vremenom, kako bi se mogli posvetiti onome što je najvažnije, a osvijestiti i minimizirati kradljivce vremena, je također vještina koja zaposlenicima može pomoći oko uspješnijeg balansiranja privatnih i poslovnih aktivnosti.

Tako će se stvoriti preduvjeti da se rad od kuće razmatra samo kao jedan model poslovanja, a ne kao štaka na koju se mnogi oslanjaju zbog brojnih drugih neriješenih problema.

Može li se da sigurnošću reći je li bolja opcija rad od kuće ili iz ureda?

Uzevši u obzir sadašnje trendove, rad od kuće, odnosno hibridni rad, opstat će u značajnijoj mjeri još neko vrijeme. I dalje će ga snažno zagovarati radnici, zbog prethodno spomenutih razloga. Biti će podržan i strahom poslodavaca od gubitka zaposlenika, što će ih primorati da razmišljaju kratkoročno, odnosno dokle ide.

S druge strane, kao jedan od modela poslovanja, će uvijek biti zanimljiv poslodavcima, i to posebice za aktivnosti koje se mogu, povremeno ili trajno, kvalitetno obaviti i izvan ureda. Dodatno, mudar će poslodavac ponuditi zaposleniku mogućnost rada od kuće u situacijama u kojima to zaposleniku, iz nekih kratkoročnih ili dugoročnijih razloga, može značajno ublažiti neku konkretnu životnu situaciju s kojom se suočava. Rješavanje konflikata među tim okolnostima zahtijeva pažljiv pristup i otvorenu komunikaciju.

Koja su predviđanja za budućnost, hoće li se rad od kuće održati?

Vjerojatno će vremenom biti napuštena ideja nekog formalno definiranog stalnog oblika hibridnog rada, poput tri dana tjedno od kuće, a dva u uredu ili sl. Drugim riječima, rad od kuće će, u idealnom scenariju, poslodavci uklapati u svoj model rada kad i gdje im to odgovara, umjesto da će nastojati svoj model poslovanja ukalupljivati u rad od kuće, bez obzira na to koliko im on objektivno (ne)odgovara, odnosno šteti.