U organizaciji onboarding proces ima ključnu ulogu u uspješnom uključivanje novih zaposlenika u radnu okolinu. Uvoditi nove zaposlenike na pravi način, pružajući im podršku, informacije i resurse, ključno je za njihovu integraciju, zadovoljstvo na poslu te dugoročni uspjeh organizacije.
Kada organiziramo onboarding proces, bitno je paziti na to kako ćemo postići najbolje rezultate. Sam onboarding neće doprinijeti uspjehu organizacije i zaposlenika ako on nije efektivan. Kao što možete imati zamisao da ćete se zdravo hraniti, ali ne imati konkretan plan što to podrazumijeva, tako možete imati i uvesti onboarding bez strukture i reda. Ako ste odlučite da ćete ustrajati u zdravoj prehrani, vrlo brzo će vam se dogoditi da ne znate što možete jesti, što trebate izbjegavati, kako nadomjestiti nezdravu hranu s novim, zdravim receptima. No ako imate konkretan plan i režim prehrane, s većom lakoćom ćete ga se pridržavati i nećete toliko brzo odustati. Jednako vrijedi i za onboarding proces.
Da biste iskoristili sve prednosti koje onboarding proces nudi, potrebno je strukturirati ga na najbolji način za organizaciju. S obzirom na to da onboarding pomaže integriranju novih zaposlenika u organizaciju, iznimno je važno da im se kroz taj proces ponudi mnogo znanja, alata i mogućnosti potpore da bi postali produktivni članovi timova. Zapravo je najveća važnost onboardinga stvaranje dobrog prvog dojma. Umjesto da prepustimo da zaposlenici sami kreiraju dojam o poduzeću, možemo se potruditi da ih uvedemo u posao te time povećamo šansu da će dojam biti pozitivan.
Osim toga, onboarding bi trebao dati do znanja zaposleniku što se očekuje od njega, koje radne zadatke treba obavljati te ga uvesti u klimu i kulturu organizacije kako bi se što prije uklopio. Uspješan onboarding proces je onaj kojim se novi zaposlenici osjećaju vrijednima, imaju podršku od drugih zaposlenika te su motivirani i angažirani za rad u organizaciji. To naposljetku doprinosi njihovom zadovoljstvu na poslu i ostanku u organizaciji.
Pripremanje je najbitniji dio procesa
Prije nego što uopće započne onboarding proces, postoje određene aktivnosti koje se mogu organizirati. Prije prvog radnog dana zaposlenika, organizacije mogu osmisliti aktivnosti i faze koje će facilitirati uspješan onboarding. Jedna od aktivnosti koju možete uključiti jest priprema materijala dobrodošlice. To mogu biti različite sponzorske stvari koje organizacija nudi, primjerice majice s logotipom, šalice, kemijske olovke, kape i slični materijali. Osmišljavanje paketa dobrodošlice može uvelike utjecati na ostavljanje dobrog dojma čak i prije nego što je zaposlenik krenuo s radom u organizaciji. Samim time što ste mu dodijelili paket, može biti motiviraniji i pozitivnije razmišljati vezano uz novo radno mjesto.
Još jedna dobra stavka koja se može pripremiti prije onboarding procesa jest omogućavanje pristupa zaposleniku do korisnih informacija i resursa. Ovdje treba paziti na prenaglašenu ulogu softvera koji se koristi kao zamjena osobnog kontakta. Uz omogućavanje pristupa potrebno ga je i uputiti na mjesto gdje može pronaći odgovore na sve nedoumice koje ima na samom početku rada u organizaciji. Osim toga, organiziranje prvog sastanka i susreta sa svim bitnim članovima organizacije je nešto što također treba planirati unaprijed.
Kada zaposlenik dobije konkretne informacije i raspored, može uvidjeti da organizacija kojoj se pridružio odaje dojam profesionalnosti i sustavnosti. To je iznimno bitno. Ako zaposlenik uvidi da organizacije nije dobro organizirana, da ne postoji dobra i jasna struktura i plan rada, može biti manje motiviran za rad. Osim toga, ostavljanje negativnog dojma može imati velik utjecaj, pogotovo kada promišljamo o tome da će zaposlenici češće s drugima dijeliti negativna iskustva. Biti na lošem glasu može koštati organizaciju puno više nego što će ona potrošiti resursa na organiziranje uspješnog onboarding procesa.
Budite dizajner svog vlastitog onboarding procesa
Da bi onboarding proces bio uspješan, bitno je imati na umu kako ćemo ga dizajnirati. Program onboardinga mora uključivati ključne faktore koji prate onboarding i njegov razvoj kroz povijest. Neki od njih su primjerice vizija, misija i vrijednosti organizacije. Zašto je to važno? Iako zaposlenik nema direktnu poveznicu s vizijom organizacije, važno je da su njegove vlastite vrijednosti i ciljevi usklađeni s vrijednostima i ciljevima organizacije. Ako se podudaraju, zaposlenik će biti intrinzično motiviran raditi u organizaciji te će se povezati na dubljoj razini s organizacijom i naposljetku možda i internalizirati te vrijednosti. Dugoročno to može imati značajan utjecaj, jer će takvi zaposlenici rjeđe davati otkaz i zabušavati, biti će kreativniji i više se truditi unaprijediti sebe i organizaciju.
Osim toga, program bi trebao uključivati i pregled strukture, procedura i pravila koji su relevantni za organizaciju. Neke organizacije imaju vrlo jednostavnu strukturu koja je zdravorazumska i lako pamtljiva pa možda neće ni postojati tolika potreba za pregledom strukture. No neke organizacije, zbog prirode posla kojeg obavljaju, moraju imati vrlo složene strukture. Takve strukture uključuju mnogo timova, njihovu suradnju, brojne nadređene i suradnje s drugim podružnicama ili poduzećima. Za zaposlenika je iznimno važno da razumije strukturu i procedure unutar organizacije, jer će tako znati točno kako treba se njegova uloga i zadaci uklapaju u sustav, kojih pravila se mora pridržavati, tko mu je nadređeni i kome se treba obratiti.
U onboarding proces je dobro uključiti iskusne radnike, voditelje timova ili odjela i predstavnike različitih timova. Oni mogu pružiti bitan uvid u ciljeve i način rada organizacije. Takvi interaktivni razgovori mogu novim zaposlenicima pružiti priliku da postave sva pitanja i razriješe nedoumice koje imaju. Osim toga, mogu razviti osjećaj pripadnosti, podrške i suradnje s drugima već na prvom radnom danu.
Budi mi buddy
Za potporu novih zaposlenika u procesu integracije u organizaciji, dobro je u onboarding proces uključiti i obuku. To može uključivati kombinaciju formalne obuke, praćenje onoga što iskusni zaposlenici rade ili online obuka koju novi zaposlenici mogu sami odraditi. Osim toga, korisno je i da se dodijele mentori ili takozvani buddies koji mogu novim zaposlenicima pomoći u prilagodbi na posao. Mentori mogu ponuditi podršku, usmjeravati nove zaposlenike i poslužiti im kao prva osoba kojoj će se javiti ako negdje zapnu. Tako će novi zaposlenici lakše razumjeti i prihvatiti novu ulogu u kojoj su se našli, a ostalim zaposlenicima će dobro doći navedena struktura.
Često se dogodi da kada pustimo zaposlenike da sami shvate kako raditi svoj posao opterećuju kolege pitanjima. Ili se dogodi još gori scenariji, zaposlenici krivo rade posao jer ih nitko nije uputio i ne znaju gdje zatražiti pomoć. Naposljetku se napravi još veća pogreška jer netko mora popraviti sve što je zaposlenik krivo napravio. To dovodi do dupliciranja posla kojeg inače treba raditi samo jedna osoba. Osim toga, opterećujemo druge kolege, koji nisu dovoljno stručni, ali svejedno žele pomoći. Oni pak mogu dati krive savjete ili zbog vlastitog neiskustva navesti nove zaposlenike na pogrešno način rada.
Da bi se izbjegle ovakve situacije, ključno je odrediti osobe koje će biti dio onboarding procesa. Najbolje funkcionira dodjeljivanje mentora ili buddyja na određeno vrijeme. Mentori su osobe od iskustva i povjerenja, stoga znamo da ćemo nove zaposlenike dati u dobre ruke. Zaposlenici će brže pohvatati posao i osamostaliti se ako im se pruži adekvatna pomoć u procesu prilagodbe.
Osnove onboardinga za izgradnju timskog duha i uspješne organizacije
Za svaku organizaciju je velika prednost ako postoji osjećaj pripadnosti i suradnje među zaposlenicima. Zaposlenici koji se dobro slažu i surađuju će radne zadatke obaviti brže i kvalitetnije nego oni među kojima vlada konflikt i neslaganje. Da bismo to osigurali, korisno je u onboarding proces uključiti uvođenje u kulturu organizacije. To se najbolje postiže upoznavanjem s kolegama pa, ako imate mogućnosti organizirajte team-building aktivnosti.
Kada organiziramo team-building aktivnosti, to će pomoći novim članovima da se osjećaju prihvaćeno. S druge strane, starim članovima može pružiti prirodan način da upoznaju nove članove tima kroz organiziranu suradnju i zabavne aktivnosti. Ne možemo očekivati da će svaki novi zaposlenik biti iznimno društven te da će samoinicijativno sudjelovati u druženjima i drugim aktivnostima. Stoga je dobro kroz onboarding proces svima pružiti priliku da sudjeluju i da se druže.
Također je korisno pružiti novim zaposlenicima priliku da daju doprinos u obliku ideja i perspektiva. Kada im dopustimo da sudjeluju, novi zaposlenici se mogu osjećati vrijedno i povezano s organizacijom. To može imati veliku korist za budućnost, kada se neće ustručavati dati svoje mišljenje ili ponuditi alternativno rješenje nekom problemu. Vrijednosti organizacije trebaju poticati takva ponašanja kod zaposlenika te to zauzvrat omogućava pozitivno radno okruženje za sve.
Kontinuirana potpora i praćenje onboardinga
Kao i kod svakog procesa, da bismo znali koliko je učinkovit i isplativ, potrebno je kontinuirano bilježiti i pratiti promjene. Isto vrijedi i za onboarding proces. Jednom kada uvedemo onboarding proces u organizaciju, trebamo istovremeno uvesti i evaluaciju tog procesa. Strukturirana evaluacija može smanjiti probleme vrednovanja i praćenja učinkovitosti. Jedan od glavnih načina kako da saznamo je li onboarding proces dovoljno koristan jest da pitamo ljude kako su oni doživjeli onboarding. Oni nam mogu pružiti povratne informacije neposredno nakon završetka onboarding procesa te nakon određenog vremena u organizaciji. Bitno je ispitati koliko im je pomogao u prilagodbi na radno mjesto, s čime su najviše zadovoljni, a što bi promijenili ili dodali u onboarding.
Redovite provjere s novim zaposlenicima i automatsko rješavanje i rad na izazovima i problemima koji se javljaju u početnim tjednima imaju veliki utjecaj na zadovoljstvo zaposlenika. Kreiranje kruga povratnih informacija koji će uključivati menadžere, mentore, buddyje i same zaposlenike može pomoći identificirati sva mjesta za napredak. Tako se onboarding proces kontinuirano poboljšava i donosi sve bolje rezultate.
Da bismo saznali učinkovitost onboarding procesa, možemo se poslužiti upitnicima zadovoljstva na radu, statističkim podacima ostanka u organizaciji ili evaluacijom izvedbe na radu. Koju god metodu odaberemo, bitno je da ona dovoljno opširno obuhvaća mišljenje zaposlenika. U glavnom fokusu uvijek treba biti iskustvo samih zaposlenika. Onboarding može zaista pomoći da se zaposlenici lakše prilagode na posao. Stoga je ulaganje u onboarding ujedno i ulaganje u budućnost cijele organizacije.
