Izgradnja organizacijskog imuniteta u doba prosperiteta

U prirodi postoje ekstremni slučajevi zbog kojih se čitava struktura unutar vrste promijeni u odnosu na okolinu. Pod takvih uvjetima, tek oni koji su najotporniji preživljavaju. Jednako se događa kada postoji ekstreman izazov za organizacije. Samo one koje su dovoljno pripremljene za to će i na kraju opstati. Savršen primjer koji je to i dokazao je bila pandemija korona virusa. Zbog pandemije globalnih razmjera, samo su one organizacije koje su imale izgrađen organizacijski imunitet uspjele izdržati ekstremne uvjete i nastaviti napredovati.

Kad se dogodi nekakva prepreka, ljudi mogu iz nje izvući neku pouku. Odnosno, mogu učiti na svojim greškama, reflektirati o svojem ponašanju, analizirati i zamišljati različite scenarije. Ljudi iz ovakvih situacija rastu – mogu postati adaptivniji na promjene, pronaći bolje resurse i postati snažniji i otporniji.

Da bi bili spremni na teška vremena, potrebno je graditi otpornost prije nego na nastupe. Dobar primjer ovoga se može vidjeti u vojsci. Većina vojskovođa bi se složilo da ako žele biti bolji od izazova s kojima se susreću u borbi, zapovjednik mora izgraditi otpornost u vojnicima prije nego krene u borbu. To jest, kroz realistične vježbe se dolazi do konfrontiranja sa strahom, kaosom i neuspjehom. Tako i organizacije mogu biti spremne tek tada kad su i voditelji pripremljeni na dodatne korake obuke i izgradnje imuniteta među zaposlenicima. Ipak, izgradnja organizacijskog imuniteta zahtijeva puno truda i usklađenosti. Stoga je bitno upoznati se sa svim detaljima kako najefikasnije uključiti imunitet u organizaciju.

Vrijeme otpornosti

Organizacijski imunitet se primarno odnosi na to kako se organizacija nosi sa stresom, koliko joj je vremena potrebno da se oporavi od stresora i da uspijeva usprkos izazovu. Otporne organizacije mogu razviti prednost u različitim vremenskim razdobljima. Upravo zbog toga mogu nadmašiti konkurenciju u trenucima krize. Te prednosti su:

• prepoznati unaprijed potencijalne prijetnje, pravila i situacije
• prilagoditi se na vrijeme na njih
• izdržati inicijalni šok koji se dogodi u kriznoj situaciji
• donekle zadržati normalno funkcioniranje koliko je to moguće te
• identificirati akcije za popravljanje štete.

Njih također mogu i vrlo brzo implementirati. Još jedna prednosti koju imaju otporne organizacije je što mogu oblikovati i iskoristiti dinamiku tržišta i industrije nakon krizne situacije u svoju prednost.

Otpornost se ne odnosi samo na razinu organizacije, već i na razinu samog zaposlenika. Otporni pojedinci razviju slične prednosti kao i organizacije tijekom nekog perioda vremena. To znači da osobna otpornost označava više od same upornosti i ustrajnosti. Otpornost na razini pojedinca je proces u kojem sam zaposlenik može na vrijeme prepoznati, iščekivati, ublažiti i prilagoditi se na promjene. Također može i oblikovati svoju okolinu tako da podupire svoje mentalno zdravlje, fizičko zdravlje i učinak na radu.

Organizacijski imunitet ovisi o otpornosti zaposlenika. Osobe koje su i same otporne mogu biti proaktivne i usmjerene u situacijama potrebe. One mogu davati potporu drugima, poticati suradnju i time ublažiti utjecaj krize. Nadalje, mogu iskoristiti svoje vještine rješavanja problema i prilagodbe kako bi se što brže adaptirali na novonastale promjene. Naposljetku, mogu i koristiti inovativnost i usredotočenost za izradu plana za budućnost i iskorištavanje prilika na tržištu.

Pripremite se na teške odluke

Kada se spominje organizacijski imunitet, onda se često misli na razmišljanje unaprijed i ujedno na što brži odgovor i oporavak od krize. Priprema je ključan dio koji čini organizacijski imunitet. Neki od savjeta koje valja imati na umu kada se nađemo u teškoj situaciji su da se ta situacija treba riješiti u kratkom roku, ali smo se za nju trebali pripremati puno ranije razmišljajući dugoročno. Uspostavite ravnotežu između kratkoročnih i dugoročnih prioriteta. Pokušajte zadržati hladnu glavu i pomno odaberite prioritetne ciljeve u odnosu na one koji mogu čekati. Tek kad napravite takav balans, možete očekivati pozitivan učinak na organizacijski imunitet.

Da bi organizacijski imunitet bio uspješan u zahtjevnim tržišnim okruženjima, fokus valja staviti i na upravljanje rizikom. To označava potrebu za protokolima koji će postojati u slučaju nepredvidive i krizne situacije. Puno je teže, praktički i nemoguće, stvoriti protokol u trenutku kada postoji potreba za njim. Zato se treba na vrijeme pripremiti za potencijalne izazove.

Fleksibilnost je iznimno važna vrlina u trenucima promjene. Organizacije koje imaju fleksibilnu i prilagodljivu kulturu i tehnologiju mogu brzo razriješiti prepreke. Ako ništa drugo, mogu barem ublažiti učinak koji krizna situacija ima na organizaciju. Pa su se one organizacije koje su i prije pandemije imale implementirane više načina rada, puno brže prilagodile radu od kuće i u različitim smjenama. Isprobavanje novih ideja može održavati konkurentsku prednost. Eksperimentiranje s novim idejama u sigurnoj okolini je način koji tu konkurentsku prednost može još više povećati. Isto tako, bitno je brzo i učinkovito djelovati održavanjem osjećaja svrhe u organizaciji. Tako će i tijekom teških vremena zaposlenicima biti lakše održavati usredotočenost na radne zadatke. Kada ljudi znaju da ono što rade ima svrhu u svom radu će i u trenucima krize vidjeti istu tu svrhu te ju doživljavati kao dio obrambenog sustava koji održava sigurnost radnog mjesta, zaposlenja i cijele organizacije.

Izdržljivost kao srž imuniteta

Svaka kriza ili prilika je drukčija na svoj način, pa zahtijevaju različite vrste resursa za nošenje s njima. Svaki događaj je zaseban i ne možemo se držati istog plana za svaku krizu na koju naiđemo. Organizacijski imunitet se bazira na prilagodljivosti. Uz to, temelj mu predstavlja i fleksibilna i izdržljiva okolina koja dopušta dinamičan i učinkovit način donošenja odluka i bolje upravljanje vremenom.

Da bi organizacijski imunitet bio postojan, potrebno je stvoriti dinamičan način donošenja odluka. U većini organizacija ne postoji jasno napisan i određen autoritet donošenja odluka. Kada dođe trenutak potrebe za autoritetom, zaposlenici mogu ostati zbunjeni u pronalasku odgovorne osobe i tako odugovlačiti donošenje bitnih poslovnih odluka. Pogotovo je to naglašeno u trenucima krizne situacije, kada je potreba donošenja brzih i kvalitetnih odluka iznimno velika. Da bi se poticala izdržljivost kao temelj za organizacijski imunitet, potrebno je da rukovoditelji odluče o načinu na koji će donositi odluke uže vrijeme krize. To se može odnositi se na to kakve odluke će morati donijeti, kolika je razina rizika vezana uz odluku i kako prilagoditi svoj pristup. Za teške situacije nije loša ideja organizirati tim čiji će članovi biti iskusni rukovoditelji koji mogu samostalno donositi odluke. Takav tim bi odgovarao nadležnom voditelju ili šefu zbog provjere, ali bi glavna uloga donošenja odluke bila na njima.

Također, rukovoditelji bi često trebali poticati zaposlenike da razumiju koga trebaju što pitati, koja je linija autoriteta, koga treba konzultirati i tko ima zadnju riječ. Tako će i oni moći efikasnije raditi u teškim uvjetima krize, a donošenje odluka će biti puno jednostavnije. Tek tako će organizacijski imunitet biti dovoljno jak za prebroditi krizne situacije.

Timski rad

Timovi bi tijekom razdoblja krize trebali biti motivirani i angažirani za djelovanje. Da bi se poticao organizacijski imunitet i otpornost, organizacije moraju drukčije promisliti o tome kako su im timovi strukturirani i organizirani. Posebnu pažnju treba posvetiti tome koliko su timovi međusobno povezani unutar organizacije. Organizacije moraju pružiti sustav podrške timovima kako bi mogli raspravljati, davati povratne informacije i nositi se s izazovima.

Organizacije koje imaju izgrađen organizacijski imunitet često daju timovima autoritet za donošenje važnih odluka. One znaju da što su odluke bliže nadređenima, to je veća mogućnost da se promaši potreba tržišta. Zato daju timovima mogućnost donošenja odluka jer su oni bliže kupcima pa donose relevantnije odluke s obzirom na potrebe i trendove. Tako se ublažava utjecaj krize i ojačava organizacijski imunitet, jer će svaki tim preuzeti jedan, manji dio stresa, umjesto da uprava preuzme sav stres.

Još jedna karakteristika organizacije koja ima izgrađen organizacijski imunitet jest korištenje stručnjaka iz različitih timova. U trenucima krize, organizacije mogu okupiti stručnjake iz različitih dijelova organizacije kako bi se fokusirali na specifičan problem. Nakon što se problem riješi, stručnjaci se vraćaju nazad u svoje timove. Tako se može dobiti novija, svježija perspektiva i bolji krajnji rezultat.

Organizacijski imunitet označava psihološku sigurnost organizacije. U timovima treba poticati iznošenje mišljenja, briga i poticanje povjerenja. Tek kada se članovi tima osjećaju cijenjeno u organizaciji će moći i funkcionirati za vrijeme stresa. Timovi koji već imaju navedene kvalitete mogu puno jednostavnije izdržati teška vremena i kroz to još više ojačati organizacijski imunitet.

Talent i stres

Ako razmišljaju dugoročno, organizacije će se posvetiti upravljanju talentima kao jednom od načina kako zadržati organizacijski imunitet. Već je dokazano da one organizacije koje usklade talent sa strategijama mogu nadjačati konkurenciju. Organizacije čiji je organizacijski imunitet jak, su uložile u analizu i zadržavanje talenta. One mijenjaju način zapošljavanja i fokusiraju se na kompetencije, više nego na diplome i titule. Organizacije koje se žele prilagoditi na promjene moraju osigurati kvalitetnu radnu snagu i talentirane zaposlenike.

Ulaganje resursa u fleksibilno radno vrijeme ili bonusa ojačava sve zaposlenike ako se dodjeljuju pravedno. Zaposlenici obuhvaćeni takvom pažnjom će se tijekom perioda stresa lakše nositi s promjenama i biti otporniji te će osjetiti manje posljedica. Uzimat će manje bolovanja, bit će produktivniji i zadržati visok učinak.

Da bi organizacijski imunitet bio postojan, potrebno je podmazati mnogo kotačića. Osigurajte sustav podrške i povjerenja, stvorite funkcionalne timove, potičite kreativnost i inovacije, uložite resurse u zaposlenike. Da bi izgradili organizacijski imunitet, morate izgraditi i imunitet u zaposlenicima. Otporni zaposlenici su ti koji čine organizacijski imunitet. Unaprijedite svoj rad i svoje timove, stvorite planove napretka i reagiranja u teškim trenucima i lakše ćete podnijeti teške, krizne situacije. Organizacijski imunitet je teško steći, ali ga je jednostavno održavati. Stoga se potrudite na vrijeme donijeti važne odluke i budite spremni na nepredvidive situacije.