Važnost interne komunikacije u organizaciji

No, da bi ona bila uspješna nužno je da primatelj shvati poruku i pokaže to razumijevanje reakcijom koju od njega očekujemo. Interna komunikacija služi prenošenju relevantnih informacija. No, valja zapamtiti da ne treba preopteretiti zaposlenike nevažnim informacijama ili ih toliko opteretiti količinom informacija da se ne mogu snaći.

Interna komunikacija nužna je za odvijanje aktivnosti unutar organizacije. Povezana je s većom uključenosti zaposlenika, zadovoljstvom na poslu i motivacijom te važna za dobru organizacijsku kulturu. Važno je za napomenuti da je komunikacija u konačnici vještina koja se može usavršavati. Stoga je potrebno učiti i usavršavati internu komunikaciju na svim razinama u organizaciji.

Važnost interne komunikacije u organizaciji

Učinkovita komunikacija je ključna stavka svakog uspješnog odnosa. Prisutna u svim aspektima života pa tako i u poslovnom okruženju. Sposobnost uspješne komunikacije igra presudnu ulogu u izgradnji odnosa, rješavanju problema i ostvarivanju uspjeha. Jasna i kontinuirana komunikacija omogućuje izbjegavanje konflikata, nesporazuma i ubrzava donošenje odluka. Uspješna komunikacija pomaže u stvaranju povjerenja i ključna je za produktivnost u poslovnom okruženju.

Interna komunikacija, ako ima u vidu najbolje prakse svog djelovanja, služi dijeljenju informacija o organizaciji kako bi zaposlenici mogli dobro obavljati svoj posao. Interna komunikacija facilitira produktivnost organizacije.

Svrha interne komunikacije je osigurati učinkovit protok informacija između odjela. Zbog toga je izrazito važna u svim dijelovima organizacije. Čvrsta interna komunikacija njeguje organizacijsku kulturu i izgrađuje angažman zaposlenika. Kako bi bila uspješna potrebno je uključiti zaposlenike u proces donošenja odluka. Dakle, kada stvarate akcijske planove ili dijelite ideje uključite i svoje zaposlenike. Zaposlenike pritom potičite da iznose svoje ideje i mišljenja. Zbog toga će se osjećati cijenjeno i slušano što posljedično povećava njihov angažman. Kada su zaposlenici aktivno angažirani, motivirani su da rade više i kvalitetnije.

Zamislite da pričate s osobom čiji jezik ne razumijete. Sigurno biste se uspjeli sporazumjeti „nogama i rukama“ no vaša komunikacija ne bi bila toliko učinkovita kao da razgovarate s osobom koju razumijete. Upravo do tog nerazumijevanja dolazi kada interna komunikacija u organizaciji nije ostvarena. Možda ne dobivate sve potrebne informacije već samo one nužne i onda se osjećate nezadovoljno i kao da vas nitko ne razumije. Da biste razbili tu „jezičnu barijeru“ interna komunikacija mora biti uspješna. 

Interna komunikacija i njena uloga

Interna komunikacija ima tri glavne svrhe. Na prvom mjestu nalazi se upoznavanje s organizacijskom kulturom. Od trenutka kada zaposlite novog zaposlenika, potrebno ga je upoznati s organizacijskom kulturom. Zaposlenik treba biti upoznat s vrijednostima, misijama, vizijama organizacije i svemu drugome što čini vašu organizacijsku kulturu. Kada je zaposlenik upoznat s organizacijskom kulturom vjerojatnije je da će ostati vjeran organizaciji i preuzeti te kroz svoj rad njegovati organizacijske vrijednosti.

Nadalje, interna komunikacija ima svrhu informirati zaposlenike o organizacijskim razvicima, zbivanjima i vještinama. Za ovu svrhu verbalna komunikacija licem u lice pokazala se najučinkovitijom. Tako komunicirane informacije se najbolje pamte. No, informiranje se može obavljati neposredno (sastanci, telefonski, video pozivi) i posredno (oglasne ploče, intranet, elektronička pošta). Naposljetku, interna komunikacija omogućuje slušanje zaposlenika. Zaposlenicima se daje prilika da iznesu svoje brige, prijedloge ili poteškoće. Jednako kao i u privatnom životu vjerojatnije je da ćete ostati prijatelji s nekim kome se možete povjeriti i reći što vas muči. Isto tako je vjerojatnije da će zaposlenici ostati vjerni organizaciji u kojoj se osjećaju slušano i cijenjeno.

Kako bi interna komunikacija bila učinkovita ona mora biti pravovremena, razumljiva, nedvosmislena, transparentna i sažeta. Važno je da zaposlenici dobro razumiju strategije i ciljeve organizacije. Osim toga, važno je da znaju kako oni mogu doprinijeti ostvarenju ciljeva, na koji način će biti nagrađeni i na koji način će se njihov rad vrednovati. Naposljetku, važno je da zaposlenici dobiju informacije o mogućnostima razvoja i napredovanja, dodatnim edukacijama i planovima. 

Interna komunikacija i povjerenje

Zaposlenici koji stvaraju uspješnu organizaciju su oni koji dolaze na radno mjesto kako bi razmišljali, dijelili ideje, učili, samostalno i timski odlučivali, preuzimali i delegirali odgovornosti. Takvi zaposlenici stvaraju organizacijsku kulturu temeljenu na povjerenju. Interna komunikacija nužna je kako bi se informacije razmijenile, kako bi se izbjegli konflikti, raspodijelili zadaci i kako bi se svi uključeni međusobno razumjeli. Upravo interna komunikacija koja je kvalitetna pridonosi izgradnji povjerenja i organizacijske kulture. Ono što razlikuje uspješne organizacije od manje uspješnih je upravo interna komunikacija. Kada je interna komunikacija loša dolazi do šumova u komunikaciji zbog nemarnog artikuliranja poruka ili različitog shvaćanja poruka. Interna komunikacija može biti loša i zbog selektivnog slušanja, osobina ličnosti, prebrzog zaključivanja ili emocionalnog naboja. Upravo zbog toga menadžeri su ti koji bi trebali poticati i olakšavati učinkovitu internu komunikaciju.

Interna komunikacija može postati problematična zbog manjka ili viška informacija. S jedne strane, zaposlenici će biti nezadovoljni ako nemaju dovoljno potrebnih informacija da bi mogli učinkovito obavljati svoj posao. No, s druge strane, ako zaposlenici imaju previše nepotrebnih informacija mogu postati zbunjeni, demotivirani i nezadovoljni. Oba ova slučaja dovode do loše interne komunikacije i posljedično smanjene produktivnosti zaposlenika i uspješnosti organizacije. Optimalna količina informacija dovodi do maksimalnog zadovoljstva zaposlenika. No, interna komunikacija koja je učinkovita povećava produktivnost te štedi vrijeme koje se može iskoristiti za rad. Dobra interna komunikacija stvara zaposlenike koji su odani organizaciji, imaju povjerenja u nju i manja je vjerojatnost osipanja zaposlenika tijekom vremena.  

Plan interne komunikacije

Mnoge organizacije su usredotočene na specifična pitanja, na poboljšavanje situacija i na rješavanje brojnih izazova. Često je fokus isključivo na onome što se događa van organizacije da se vrlo malo pažnje posvećuje onome što se događa unutar organizacije. Previđa se komunikacija i dijeljenje informacija sa zaposlenicima jer se svi usredotočuju na obavljanje posla i postizanje ciljeva organizacije. Interna komunikacija je ljepilo koje drži organizaciju na okupu. Bez interne komunikacije zaposlenici su samo skup nepovezanih pojedinaca koji rade pojedinačno.

Zbog toga, sve organizacije trebaju imati razrađen plan interne komunikacije. Prvenstveno je potrebno analizirati trenutnu situaciju organizacije. Analizirajte u kojim segmentima je interna komunikacija zadovoljavajuća, a gdje još postoji prostor za napredak. Potom, definirajte komunikacijske ciljeve, što želite postići i koje su prednosti interne komunikacije za vašu organizaciju. Osmislite taktiku i komunikacijske kanale npr. Gmail, Zoom, Skype. Provjerite učinkovitost plana. Interna komunikacija za svoj najvažniji cilj ima da je primatelj poruke razumio poruku koja mu je upućena. Razmislite o načinima provjere razumijevanja informacija i o provjeri učinkovitosti interne komunikacije. Kontinuirano poboljšavajte svoje slabe točke interne komunikacije.

Ključne točke za dobar plan su analiziranje, definiranje, osmišljavanje i evaluacija. Iste ove točke trebaju se koristiti i u kriznim vremenima. Mogli ste primijetiti kako je interna komunikacija bila od ključnog značaja za opstanak organizacije tijekom korona krize. Dobra interna komunikacija temelj je za wellbeing odnosno psihološku dobrobit zaposlenika.

Vremena neizvjesnosti i krize

Tijekom korona krize mogli ste primijetiti koliko je interna komunikacija važna. U tom vremenu neizvjesnosti bilo je izrazito bitno komunicirati planove sa zaposlenicima kako biste ih umirili i kako bi se prilagodili na novonastalu situaciju. Kada interna komunikacija u kriznim vremenima nije ostvarena zaposlenici se mogu osjećati loše. Mogu biti u strahu od gubitka posla ili osjećaju da nemaju dovoljno informacija koje su im potrebne za rad. Kada su zaposlenici informirani o tome što mogu očekivati u narednim tjednima ili mjesecima lakše prihvaćaju krizne situacije i mogu biti spremni preuzeti dodatne odgovornosti. Ono što nas je korona kriza naučila je da se radno okruženje može na brzinu promijeniti i da postoje potrebe za različitim komunikacijskim kanalima.

Interna komunikacija može se ostvariti i u uredu i na daljinu. Interna komunikacija je u kriznim vremenima izrazito važna, no ona je važna i mimo neizvjesnosti. Zbog toga je važno stvoriti dobru internu komunikaciju koja će biti od ključnog značaja kada nastupe krizna vremena.

Razmjena informacija može biti verbalna ili elektronički putem sustava kao što je intranet organizacije. I izvan zidova ureda interna komunikacija se može ostvariti potrebna je samo internetska veza. Važno je zapamtiti da interna komunikacija može pronaći svoj put i ako niste sa svojim zaposlenicima u uredu.

Dobra interna komunikacija

Dobra interna komunikacija temelj je za uspješnu eksternu komunikaciju. Ona izravno utječe na učinkovitost, zadovoljstvo i motivaciju zaposlenika, a posljedično i na vrijednost organizacije. Organizacije kod kojih je interna komunikacija na zadovoljavajućoj razini ističu se od manje uspješnih organizacija. Takve organizacije stvaraju zadovoljne, produktivne i angažirane zaposlenike, imaju odanije klijente i ostvaruju bolje rezultate.

Interna komunikacija temelj je za dobre odnose u organizaciji. Interna komunikacija mora biti sustavna, planirana i učinkovita. Pozitivna stvar je što možete poboljšati svoju internu komunikaciju jer je ona vještina koja se uči i usavršava. Osim toga, interna komunikacija pridonosi boljem zdravlju zaposlenika jer stvara ugodno okružje za rad. S druge strane, loša interna komunikacija pridonosi konfliktima na radnom mjestu, stvara neugodnu radnu atmosferu, a posljedično i otežava ostvarivanje strateških ciljeva.

Možete primijetiti kako interna komunikacija u organizaciji ima jednaku važnost kao komunikacija u privatnom životu. Zamislite da ste u partnerskom odnosu u kojem vas vaš partner ne informira o događajima i ne pita za mišljenje. Na primjer, partner sam organizira godišnji odmor bez da vas pita odgovara li to vama ili kada možete dobiti godišnji odmor. Ne uključuje vas u odluke partnerske zajednice i sve odluke donosi sam. U takvom odnosu se sigurno ne biste osjećali poštovanima i zasigurno bi nastali brojni konflikti. Jednako se događa u organizaciji u kojoj ne postoji dobra interna komunikacija. Zbog svih navedenih prednosti koje donosi interna komunikacija važno je usavršavati ju kako biste ostvarili konkurentsku prednost, bili profitabilniji i atraktivniji potencijalnim zaposlenicima, klijentima i partnerima. Stoga, krenite u osmišljavanje plana kako bi vam interna komunikacija bila bolja!