Razni aspekti u organizaciji i izvan nje mogu utjecati na to kako ona djeluje. Neki od tih aspekata su očiti poput financija, zahtjeva tržišta i slično, no neki nisu toliko očiti i na njih često zaboravljamo. Jedan od tih čimbenika je komunikacija, koja se može pokazati jednim od najbitnijih aspekata uspješnog poslovanja bilo koje organizacije.
Važno je uspostaviti mrežu komunikacije s drugim organizacijama i poslovnim partnerima, no jednako je važno sagledati i kakva je komunikacija unutar same organizacije. Ako je u cijeloj organizaciji uspostavljena klima otvorene i suradničke komunikacija šanse za postizanje željenih i predviđenih ciljeva su veće.
Osim što olakšava dolazak do uspješnog ishoda poslovanja, komunikacija olakšava i rješavanje problema ako na njih naiđemo, te omogućuje uspješan zajednički rad. Ako je komunikacija slabo uspostavljena ili narušena, osim što sama ta činjenica može dovesti do problema i sukoba, već postojeće probleme i sukobe može dodatno naglasiti. Stoga je i više nego očito da komunikacija ima velik utjecaj na sveukupno djelovanje organizacije. Iz tog je razloga važno posvetiti pažnju tome kakva je interna komunikacija, odnosno komunikacija unutar organizacije te što možemo učiniti kako bismo ju unaprijedili ako vidimo da ima nekih propusta ili prilika za poboljšanje.
Kako komunicirati u kriznoj situaciji?
Važnost efikasne komunikacije dolazi do izražaja još više kada se organizacija nađe u neočekivanoj ili kriznoj situaciji. Tada se posebna pažnja mora usmjeriti na to koje informacije prenositi zaposlenicima kao i to kako ih prenositi. Najvažnije je sve zaposlenike konstantno obavještavati o trenutnom stanju ili novonastalim promjenama koje se tiču razvoja ili rješavanja krize. Potrebno je utjecati na probleme koji su nastali i fokusirati se na glavne izvore i moguća rješenja tih problema i to sve pravovremeno prenositi zaposlenicima. Te je informacije potrebno prenositi na način koji će svim zaposlenicima biti razumljiv i prenositi najbitnije detalje prema kojima će se formirati potencijalna rješenja. Inertna komunikacija tako bi, sukladno iskustvima o najboljim praksama, trebala osigurati povratak stabilnosti u nestabilnim i nesigurnim situacijama krize ili problema u poslovanju.
Kroz efikasno prenošenje informacija svim zaposlenicima omogućit ćemo to da zaposlenici u svakom trenutku znaju što se događa i što bi oni trebali raditi kako bi se situacija poboljšala. Važno je paziti da svatko ima svoje zadatke, podsjećati se na to što je misija i vizija poslovanja te koji su nam ciljevi za njihovo ostvarenje. S tim na pameti olakšat ćemo proces rješavanja sadašnjeg problema i izbjegavanje sličnih kriznih situacija u budućnosti. Tako ćemo također poticati suradnju među zaposlenicima i smanjiti stres uzrokovan nepredviđenom situacijom. Dakle, interna komunikacija u kriznim situacijama treba biti usmjerena na pravovremeno i detaljno obavještavanje i podjelu zaduženja kako bi se negativne posljedice krize svele na minimum ili potpuno izbjegle.
Važnost pravog načina komunikacije
Ranije je spomenuto kako je važno jasno i detaljno prenositi novosti, no što je još važno kako bi se sve važne informacije nedvosmisleno proširile organizacijom, tj. kako bi interna komunikacija bila učinkovita? Prvenstveno poruke treba prenositi izravno i razumljivo. Pokušati na što jednostavniji i točniji način objasniti trenutno stanje poslovanja, kakvo god ono bilo, i iznijeti planove za budućnost. Moramo prenijeti samo najbitnije detalje i ne smijemo zaobilaziti istinu čak i kad je u pitanju nešto izrazito negativno jer je upravo u tim situacijama komunikacija najvažnija. Moramo reći sve što je potrebno kako bi glavna srž poruke došla do svih zaposlenika kojih se ta poruka tiče. Na taj će način zaposlenici točno razumjeti što i kako trebaju raditi te zašto to rade.
Osim sadržaja poruke važni su i neki neverbalni znakovi bez kojih dobra interna komunikacija ne bi bila moguća. Moramo samopouzdano iznositi planove i ciljeve kako bi ostali stekli dojam da znamo što radimo i da smo sigurni u svoje planove i ciljeve. Potrebno je stajati iza odluka koje donesemo, a to će nam olakšati ako iznosimo samo ono u što smo potpuno sigurni i što znamo da je istina. Sve je potrebno ažurno i pravovremeno komunicirati kako bi znali kada je došlo do nove promjene i kako bi zaposlenici uvidjeli da poslovanje imamo pod kontrolom. Jedan od problema s kojima se možemo susresti, i koji se nerijetko događa pogotovo u velikim organizacijama, je širenje dezinformacija. Kako bismo to izbjegli ne trebamo zatrpavati zaposlenike nebitnim detaljima nego paziti da se, jasno i sigurno, prenose samo najbitnije činjenice.
Empatija poboljšava internu komunikaciju
Osim što je važan sadržaj i način komunikacije unutar organizacije, važan je i ljudski faktor odnosno razumijevanje i empatija među zaposlenicima. Interna komunikacija ne mora uvijek imati isključivo službenu funkciju prijenosa informacija koje su bitne za poslovanje. Ona može imati i funkciju podrške među suradnicima kroz zajednički razgovor i pomaganje u obavljanju zajedničkih zaduženja. Moramo razumjeti osjećaje svojih suradnika i kako oni utječu na njihov rad kao i naš zajednički uspjeh. Uz razumijevanje zaposlenika na jednakoj razini važno je imati empatije i u komunikaciji s onima koji su nam podređeni. Kako je važno da svatko zna što i kako treba raditi, jednako je važno i da ta zaduženja ne dodjeljujemo strogo i naredbodavno nego s razumijevanjem i otvorenošću za prijedloge i osjećaje drugih.
Također moramo dozvoliti postavljanje pitanja i poticati zaposlenike da si međusobno pomažu i komuniciraju s poštovanjem i empatijom. Ako stvorimo takvu atmosferu povećat ćemo koheziju i suradnju među zaposlenicima, stvorit ćemo ugodnije radno okruženje koje će poboljšati raspoloženje, motivaciju i produktivnost. Pogreške u radu ne smijemo isticati kao nešto negativno nego znati da svi ljudi griješe i da je to dio posla iz kojeg trebamo naučiti nešto za budući rad. Kritike iznositi na blag i konstruktivan način, a uspjehe verbalno pohvaliti i nagraditi. Tako će zaposlenici imati osjećaj da su važan dio organizacije i da se njihov rad i doprinos cijene te će imati bolji dojam jedni o drugima te o samoj organizaciji. Iz toga vidimo kako povećanje empatije u komunikaciji može donijeti brojna poboljšanja koja na prvi pogled nemaju veliku povezanost s komunikacijom, a olakšavaju uspjeh poslovanja.
Komunikaciju je potrebno prilagoditi potrebama i mogućnostima zaposlenika
Interna komunikacija trebala bi se usmjeriti i na različitosti među zaposlenicima. Poruku koju prenosimo trebali bismo prilagoditi poziciji zaposlenika, njihovoj obrazovnoj razini i struci. Nećemo koristiti istu terminologiju s menadžerima i zaposlenicima u nekom obliku proizvodnje ili pomoćnim osobljem nego ju moramo prilagoditi struci i znanju zaposlenika. Sadržaj poruke moramo prilagoditi radnom mjestu osobe tj. prenijeti zaposlenicima ono što je za njihovu poziciju relevantno i što im olakšava obavljanje posla. Osim toga u komunikaciji trebamo poticati i uzeti u obzir želje i potrebe zaposlenika, njihove prijedloge ili eventualne pritužbe koje se tiču bilo kojeg dijela poslovanja.
Razumijevanje želja i potreba zaposlenika tijekom obavljanja njihovih radnih zaduženja imat će pozitivan učinak na njihovu uključenost u posao i raspoloženje, te posljedično i na njihov uspjeh. Stoga je važno uzeti u obzir i prijedloge zaposlenika za poboljšanje radne atmosfere ili za unaprjeđenje poslovanja. Interna komunikacija iz tog razloga treba biti takva da zaposlenici imaju osjećaj da smiju otvoreno iznijeti svoje ideje i prijedloge te da imaju pravo na vlastito mišljenje koje se može razlikovati od mišljenja nadređenog. Moramo stvoriti klimu otvorenosti i međusobnog poštovanja i uvažavanja kako u radu tako i u komunikaciji. Takva će klima stvoriti bolje odnose, veću povezanost zaposlenika međusobno i povezanost s organizacijom te će to uspostaviti i održavati buduću bolju komunikaciju.
Interna komunikacija treba biti sveobuhvatna
Iako trebamo prilagoditi način i sadržaj komunikacije zbog različitosti zaposlenika i njihovih pozicija, mora postojati i jednakost u smislu da svi trebaju biti upućeni u događanja u organizaciji. Komunikacija stoga treba biti sveobuhvatna, odnosno svi zaposlenici trebaju dobiti sve bitne informacije, ali na način koji je njima relevantan. Moramo osigurati da je kanal komunikacije postojan odnosno ne smije se dogoditi da do nekog zaposlenika, koji je uključen u određeni zadatak, ne dođu bitne informacije vezane uz zadatak. Ako se kanal komunikacije prekine kod barem jedne osobe uključene u određeni posao, to će znatno otežati ili čak onemogućiti uspješno obavljanje posla.
Kako bismo uvijek znali kakva je interna komunikacija te kako ju zaposlenici doživljavaju, možemo provoditi periodične provjere zadovoljstva radom i komunikacijom. Tako bismo vidjeli jesu li zaposlenici zadovoljni time kako i koje informacije dolaze do njih te općenito komunikacijom unutar organizacije. Ako u tim provjerama primijetimo probleme na bilo kojoj razini tim problemima trebamo posvetiti pažnju i pronaći odgovarajuće rješenje što prije. Trebamo pronaći gdje je komunikacija prekinuta ili iskrivljena te djelovati da to ispravimo u što kraćem vremenskom periodu. Tako bismo osigurali da svi zaposlenici komunikaciju doživljavaju primjerenom i efikasnom te bismo očuvali zadovoljstvo, suradnju i produktivnost svih naših zaposlenika.
Kako uspostaviti učinkovitu ili ispraviti neučinkovitu komunikaciju?
Istaknuli smo kakva bi interna komunikacija trebala biti uspostavljena, no kako to najlakše postići? Kako bismo osigurali prijenos informacija na što više zaposlenika, najlakši način je organizacija sastanaka više odjela i zatim svakog odjela pojedinačno. Prvenstveno napraviti sastanak s višim menadžmentom kako bi se iznijeli generalni planovi poslovanja i ciljevi za određeno razdoblje. Zatim prema tome napraviti sastanke na odjelima kako bi se ciljevi mogli prilagoditi specifičnim zadacima zaposlenika na svakom odjelu. Sastanci su posebno korisni u situacijama krize kada je potrebno zajednički donijeti najbolju odluku o rješavanju problema te točno i brzo prenijeti više važnih informacija velikom broju zaposlenika.
Uz sastanke interna se komunikacija može poboljšati češćim razgovorima sa zaposlenicima pojedinačno kada za to postoji potreba i kada ima dovoljno vremena. Uz to se, na nekoj društvenoj mreži ili bilo kojoj platformi, mogu napraviti grupni razgovori i objave za brz i sveobuhvatan prijenos obavijesti. Ako primijetimo da postoji veći problem u komunikaciji među zaposlenicima, možemo organizirati radionice komunikacijskih vještina na kojima može sudjelovati viši menadžment kao i svi ostali zaposlenici.
Iz svega navedenog možemo zaključiti da interna komunikacija uvelike utječe na cjelokupno poslovanje organizacije te da ju je potrebno konstantno provjeravati i poboljšavati kako bismo olakšali dolazak do uspjeha.
