Kako se oblikuje organizacijska klima

Organizacija klima nužna je za organizacijski imunitet, a pozitivna organizacijska klima potiče bolju internu komunikaciju i obrnuto. Zbog toga je oblikovanje organizacijske klime nužno za uspjeh bilo koje organizacije.

Važno je napomenuti da je pozitivna organizacijska klima ključna kako bi organizacija mogla pratiti zahtjeve tržišta u smjeru inovativnosti. Rukovoditelji imaju ključnu ulogu u tom kontekstu jer mogu poticati stvaranje pozitivne organizacijske klime, koju karakterizira otvorenost prema novim idejama i uzajamna potpora. Takva organizacijska klima ne samo da može poboljšati organizacijsku kreativnost i inovacije, već i pozitivno utjecati na dobrobit (wellbeing) pojedinca. Posredno, organizacijska klima može utjecati i na psihičko i na fizičko zdravlje zaposlenika. Zato je, kako zbog uspjeha same organizacije, ali i zadovoljstva te zdravlja zaposlenika nužno da organizacijska klima bude pozitivna. Svakako trebate znati organizacijska klima razlikuje od organizacijske kulture jer se stanje i jedne i druge unapređuje na različitim načelima!

Organizacijska klima – procjena trenutnog stanja

Kako ćete znati što treba promijeniti ako ne znate kakvo je trenutno stanje? Prvi korak prije primjene novih inicijativa poboljšanja organizacijske klime je procjena trenutne klime vaše organizacije. Odnosno, trebate provesti istraživanje, a pri tome možete koristiti upitnik s posebno za takvu aktivnost pripremljenim pitanjima. Ovaj upitnik je izvrstan i praktičan alat za dobivanje povratnih informacija od zaposlenika. Zaposlenici odgovorima na pitanja mogu dati povratne informacije o elementima organizacijske klime i svemu ostalom što smatraju važnim za uspjeh svoje organizacije. Potaknite zaposlenike da predlože konkretne akcije koje bi mogle poboljšati procese u organizaciji.

Tako im dajete do znanja da je njihovo mišljenje važno i potičete ih na kreativnost i zajedničko donošenje odluka. Prikupljene rezultate koristite kako biste stekli uvid u trenutnu organizacijsku klimu te da biste znali na kojim područjima trebate raditi. Odnosno, te informacije koristite kako biste oblikovali organizacijsku klimu. Budući da se zaposlenici u svojim odgovorima osvrću na pozitivne, ali i negativne aspekte radnog okruženja važno je informirati ih o anonimnosti i povjerljivosti prilikom prikupljanja. Danas postoje različite platforme koje omogućuju pa to može povećati iskrenost vaših zaposlenika da se kažu što stvarno misle. No, važno je za napomenuti da treba obratiti pozornost i na pozitivno. Tako ćete znati što već dobro radite i trebate nastaviti primjenjivati u svojoj praksi.

Ankete o zadovoljstvu radnika

Uz provođenje strukturiranog upitnika organizacijske klime povremeno je dobro koristiti i ankete o zadovoljstvu radnika radnim okruženjem, ponašanjem ili nekim drugim aspektima organizacije kao što je interna komunikacija. Na primjer, ako se čini da zaposlenicima nedostaje motivacije, to bi moglo sugerirati da trebate unaprijediti sustav za upravljanje učinkom. Jednako tako ako primijetite da zaposlenici iskazuju nezadovoljstvo količinom informacija koje su im potrebne za učinkovito obavljanje posla to može sugerirati da trebate napraviti nešto da bi se postigla učinkovita komunikacija. Možda vam se čini da su nove generacije prezahtjevne u svojim istupima pa će anketa dobro doći da provjerite je li to slučaj i u vašoj organizaciji. Anketa obično sadrži niz pitanja s višestrukim izborom odgovora/slaganja (npr. od 1 do 7). Možete uključiti pitanja ili izjave kao što su:

• Možete li reći da imate sve potrebne informacije za obavljanje svog posla?
• Imate li mogućnosti napredovanja?
• Imate li priliku dodatnog osposobljavanja u svom poslu?
• Kako se upravlja sukobom u vašem odjelu?
• Potiče li organizacija osjećaj pripadnosti?
• Koji stupanj autonomije imate u donošenju odluka?
• Imamo vrlo otvorenu komunikaciju.
• Zaposlenici i menadžeri podržavaju jedni druge.
• Zaposlenici na svim razinama nagrađeni su za učenje novih vještina.
• Menadžeri potiču eksperimentalni način razmišljanja i preuzimanje rizika.
• U našoj organizaciji lako je implementirati nove ideje.

Uspoređujte rezultate iz jednog razdoblja s rezultatima iz drugog razdoblja. To je jedan od načina da se unaprijedi organizacijska klima, a dobit ćete jasnu sliku o tome jesu li utvrđeni problemi riješeni i je li se organizacijska klima promijenila.

Uspostava jasne komunikacije

Nakon utvrđivanja trenutnog stanja nužno je uspostaviti jasnu i transparentnu internu komunikaciju. Interna komunikacija temeljni je element svake uspješne organizacije, a kada ona nije transparentna među zaposlenicima se stvara osjećaj nesigurnosti i nepovjerljivosti u organizaciju. Da bi interna komunikacija bila učinkovita ona mora biti pravovremena, razumljiva, nedvosmislena, transparentna i sažeta. Kada su zaposlenici dovoljno informirani i slobodni izražavati svoje zabrinutosti i davati povratne informacije organizacijska klima automatski postaje bolja. Interna komunikacija potiče razmjenu ideja i team building pa su zaposlenici angažiraniji na provođenju misije i vizije organizacije.

Kada stvorite kohezivan tim u kojem postoji međusobno poštovanje i povjerenje zaposlenici će se osjećati bolje i stvarat će dobru organizacijsku klimu. U zadovoljnih zaposlenika je manje sukoba i nesuglasica. Učinkovita komunikacija stvara temelj za lakše prevladavanje teškoća ili rješavanje potencijalnih konfliktnih situacija. Posljedično, u vremenima neizvjesnosti vaš će organizacijski imunitet biti snažan i spreman za prevladavanje poteškoća. Jasno je da organizacijska klima utječe na razne procese u organizaciji i da može biti odlučujući faktor u vremenima neizvjesnosti.

Oblikovanje organizacijske klime nije jednokratna intervencija već ju je potrebno kontinuirano promatrati i prilagođava kako bi njeni parametri omogućili produktivan i nesmetan rad. Tako osiguravate da organizacijska klima ostane pozitivna i poticajna. 

Poboljšajte svoje radno okruženje i nagrađivanje zaposlenika

Okruženje koje pružate svojim zaposlenicima izravno utječe na vašu organizacijsku klimu pa se pobrinite da ono bude primjereno i zdravo. To ne znači nužno da im kupujete vrhunsku tehnologiju i najskuplje uređaje. Umjesto toga, to znači stvaranje ugodnog radnog prostora koji nadahnjuje kreativnost i potiče produktivnost. Na primjer, razmislite o namještaju koji imate i o bojama koje koristite u uređenju prostora. Psihologija boja može znatno utjecati na raspoloženje zaposlenika. Organizacijska klima može se promijeniti i zbog naizgled nevažnih detalja. Na primjer, jeste li  se ikada zapitali zašto velike organizacije hrane za svoj logo koriste većinom crvenu boju? Crvena boja potiče glad i uzbuđenje. Pastelno zelena boja umiruje oči. Stoga je važno razmisliti kako boje u vašoj organizaciji mogu utjecati na zaposlenike. Važno je imati ugodan prostor u kojem se mogu opustiti za vrijeme pauze ako ne žele izići izvan zgrade. Tako će se uistinu odmoriti za vrijeme pauze i biti spremni nastaviti s poslom.  

Organizacijska klima može se ojačati i programom nagrađivanja zaposlenika. Nagrađivanje zaposlenika još je jedna kreativna strategija koja je dio sustava nagrađivanja, a njome se iskazuje zahvalnosti zaposlenicima. Priznanje može biti u obliku pohvale, malog dara, slobodnog dana ili novčanog bonusa. Nagrađivanjem zaposlenika pokazujete koliko pratite što vaši zaposlenici rade i koliko cijenite to što su napravili. Organizacijska klima se poboljšava jer zaposlenici postaju sretniji i zadovoljniji. Nagrađivanje promiče stvaranje zdravog osjećaja konkurencije u različitim odjelima. Time stvarate produktivnije zaposlenike, a organizacijska klima postaje pozitivnija.

Prilike za napredovanje i usavršavanje

Organizacijska klima je drugačija kada zaposlenici znaju da imaju mogućnosti za rast i razvoj u organizaciji. Kada zaposlenici osjećaju da imaju mogućnost učiti i rasti unutar organizacije, vjerojatnije je da će biti angažirani i predani svom poslu. Zaposlenici koji imaju mogućnosti napredovanja i usavršavanja vjerojatnije će biti odani organizaciji dulje nego zaposlenici koji nemaju te mogućnosti. Ljudi su po prirodi željni novih iskustava i cjeloživotnog razvoja. Kada potičete ostvarivanje karijernih ciljeva pomažete svakom zaposleniku da ostvari svoju potrebu za samoaktualizacijom. Takvi zaposlenici su angažirani, kreativni i željni uspjeha. Kada se razvoj zaposlenika uskladi s misijom i vizijom organizacije imate recept za dobru organizacijsku klimu i za uspješnu organizaciju.

Ulaganje u zaposlenike na ovakav način može vam pomoći da preoblikujete organizaciju na više razina. Osim toga što zaposlenici postaju zadovoljniji, organizacijska klima ugodnija, poboljšava se i produktivnost organizacije. Kada ne potičemo zaposlenike na napredovanje ni organizacija ne može napredovati. Zaposlenici postaju inertni, bespomoćni i psihičko zdravlje im je narušeno jer nemaju mogućnosti ostvariti svoj puni potencijal. U tom slučaju zaposlenici će možda otići u drugu organizaciju koja će ih znati cijeniti. Druga i češća mogućnost je da će zbog naučene bespomoćnosti nastaviti odrađivati svoj posao s minimalno truda samo da bi mogli opravdali plaću koju dobivaju. Brojne su prednosti zašto treba ulagati u zaposlenike. Ulaganje u menadžere je iznimno važno jer oni su ključna spona između vodstva poduzeća i svih zaposlenika, a svojim primjerom mogu potaknuti zaposlenike da kontinuirano uče i razvijaju se.  

Razvijte snažan stil vođenja i potičite autonomiju

Organizacijska klima se uvijek mijenja promjenom stila vođenja. Stoga je ključno da njegujete stil vođenja koji podržava viziju i misiju organizacije, promiče transparentnost i zdravu internu komunikaciju. Organizacijska klima se poboljšava kada se njeguje okruženje povjerenja između uprave i zaposlenika i kada je interna komunikacija pozitivna. Uostalom, menadžeri imaju najveći utjecaj na to koliko se zaposlenici osjećaju nadahnuto i motivirano. Da bi organizacijska klima bila bolja potrebno je i menadžerima osigurati redovito usavršavanje vještina kako bi oni mogli stvarati pozitivno okruženje za vaše zaposlenike.

Konačno, potaknite autonomiju i pohvalite zaposlenike koji proaktivno rade i nude inicijativu u pojedinim projektima. Pobrinite se da su vaši zaposlenici odgovorni i uključeni u poslovanje te da svi razumiju kako njihov individualan rad doprinosi misiji i viziji organizacije. Kada se zaposlenike potiče da misle svojom glavom i imaju jasne smjernice koje se odnose na njihove uloge i odgovornosti, mnogo je vjerojatnije da će se osjećati motivirano. Zadovoljstvo zaposlenika proizlazi i iz saznanja da njihov rad ima izravan i pozitivan utjecaj na organizaciju. Utjecaj organizacijske klime na organizacijski učinak je velik jer zaposlenici znaju da su cijenjeni i da je njihov učinak nagrađen. Zato je važno davati redovite povratne informacije zaposlenicima o njihovoj uspješnosti i poticati zdravu ravnotežu privatnog i poslovnog. Kada zaposlenici imaju sve potrebne informacije o svom radu vjerojatnije je da će biti motiviraniji. Zbog toga povratne informacije moraju biti jasne i konstruktivne. Potrebno je dati im do znanja što rade dobro, a u kojim područjima postoji prostor za napredovanje.      

Mijenjanjem organizacijske klime stvarate radno okruženje koje potiče razvoj svakog zaposlenika što zauzvrat dovodi do povećane produktivnosti na radnom mjestu. Upravo zbog toga krenite hrabro u promjenu!