Donošenje odluka u timu

Zamislite tek donošenje odluka u timu. Mirko želi raspisati EU projekt za poboljšanje kvalitete uslužnih djelatnosti, dok Ivica misli da to nije najpametnija ideja. Donošenje odluka u timu može biti zahtjevno jer svi dolazimo s različitim mišljenjima, stavovima, željama i aspiracijama. Uspješno donošenje odluka u većim grupama zahtijeva razumijevanje grupnih procesa te prirode grupne dinamike. U ovom članku donosimo sljedeće spoznaje; što otežava grupno odlučivanje i kako poboljšati donošenje odluka u timu.

Što zapravo znači donošenje odluka u timu?

Odlučivanje može biti grupno ili individualno. Prema definicijama, grupu čine pojedinci koji zajedno surađuju. Grupa rješava probleme, ima zajedničke interese i ciljeve. Svaki član grupe, u grupu ulazi s drukčijim znanjima, osobnom poviješću i pogledom na svijet. Grupna raznolikost ne mora nužno biti loša. Najbolji se rezultati postižu kada su znanja članova grupe komplementarna (ona se nadopunjuju). Isto tako, najslabiji rezultati se postižu kada se znanja suprotstavljaju ili kada su potpuno identična.

Uključivanje grupe u donošenje odluka ima svojih prednosti i nedostataka. Pozitivan aspekt je taj što grupa ima mogućnost raznolikog sagledavanja problema i rješavanje problema na efikasniji način. S druge pak strane, postoje zamke grupnog odlučivanja kao što je utjecaj okoline, prevladavanje grupnog mišljenja koja sputava kreativnost i protok drukčijeg mišljenja.

Prednosti grupnog odlučivanja – dvije su glave bolje od jedne?

Nije začuđujuće kako dvije glave generiraju više ideja te time su odluke i kvalitetnije. Neke od prednosti grupnog odlučivanja su očite. Vaš menadžer odluči preraspodijeliti radne zadatke i uloge u timu. Takva se odluka može činiti pomalo autokratskom. Pa što si sad taj umišlja? Da samo preko noći donese odluku koja nikome ne odgovara? Da nas je barem pitao za mišljenje. Vjerujem da bismo svi bili sretniji, pomislite si. Odluke donošene zajedno u timu češće se smatraju kvalitetnijima, legitimnijima, demokratskima te donose zadovoljstvo svih zaposlenika.

Predanost pri provođenju odluke bit će veća ako je predložena u timu. Ako ste baš vi oni koji ste predložili postavljanje reciklažnih kanti, morali ste to čak dvaput prezentirati pred odjelnim odborom, nećete na kraju nakon toga truda i odustati. Kada je cijeli tim uključen u odluke, vjerojatnije je da će se njih i pridržavati. Smatra se i kako grupa donosi bolje odluke od pojedinca te ih lakše provodi u djelo. Grupno donesenu odluku je lakše sprovesti jer ju prihvaćaju svi ili većina sudionika procesa grupnog odlučivanja. Veći broj sudionika u grupnom odlučivanju demokratizira odlučivanje.

Također, grupne odluke mogu se raščlaniti na manje dijelove te svaki član tima može rješavati problem na temelju svojih sposobnosti i afiniteta.

Nisu svi stručnjaci u marketingu i marketinškim strategija poput Pere. Stoga, grupa treba ostaviti taj dio rješenja isključivo našem Peri koji će na kraju radnog zadatka ponosno predstaviti svoje rješenje. Višedimenzionalnost u mišljenju je jedna od najvećih prednosti grupnog odlučivanja. Niti najbolji menadžer nema kapaciteta sagledati više problema od jednom koji su međusobno zavisni.

Prepreke u grupnom odlučivanju i kako ih uspješno riješiti

Napokon ste uspjeli okupiti svih 15 članova tima za jednim stolom. Svemir je odradio svoje. Nenadane zavrzlame poput „Žena mi je nenadano morala zamijeniti kolegu na poslu, a klinca nitko nema čuvati“ odlučile su poštedjeti vaš sastanak. Vaš je zadatak odlučiti kako će vam izgledati novi logotip kampanje Misli zeleno – Misli za bolje sutra. Zaposlenici su, kao po dogovoru, ustajali i napuštali prostoriju, a aparat za kavu neprestano je imao nove posjetioce. Papirnate šalice stavljale su se jedna u drugu, a odluka nije još bila na stolu.

Donošenje odluka u timu može biti izrazito dug proces, a zahtijeva i slušanje svih kolega te vještinu davanja povratne informacije na tuđe ideje. Osim sporosti i iznadprosječnog unos kofeina, ostali nedostaci su i grupni pritisak, utjecaj dominantne osobe na ostale članove tima. Ono što predstavlja dodatnu poteškoću, jest neslaganje među članovima, a to može vrlo lako rezultirati sukobom i blokiranjem rješavanja problema. Koje su važne prepreke s kojima se suočavanja grupno odlučivanje? Kako se nositi s njima?

Grupno odlučivanje nije mačji kašalj i ima svoje faze u donošenju odluka te se pri grupnom odlučivanju treba posvetiti pažnja njegovim nedostacima, kako bi odluke sprovedene u timu bile kvalitetnije. Temeljni problemi s kojima se suočava grupno odlučivanje su: (1) polarizacija mišljenja i  (2) grupno mišljenje. Kako Prljavo kazalište pjeva: „Sve je lako kad si mlad… Sve je lako kada si svjestan nedostataka i onda se s njima možete i uspješno nositi.

Polarizacija mišljenja

Jeste li kada imali strastvenu prijateljsku raspravu o tome što je bolje: Domaćica ili Napolitanke? Ili još bolje, kaže li se: idem u vodu ili u more? Svi smo bili u nekoj raspravi, ma koliko nevažna bila. Nakon te ispijene kave na osunčanom trgu u centru, vi odlazite doma još odlučniji i uvjereniji u svoj stav. Uvjereniji ste da ste vi u pravu, a vaša kuma nije. Istina je da, možda i niste najveći fan Domaćice. Ali… nakon vašeg strastvenog mahanja ruku poput dirigenta puhačkog orkestra pri objašnjavanju zašto ne napolitanke, sada ste postali obožavatelj delicije zvane Domaćica.

Ugledni psiholog te autor 17 knjiga na području psihologije, David Myers prvi objašnjava taj fenomen koji se naziva polarizacije mišljenja. Polarizacija mišljenja jest kada vaše početno stajalište nakon grupne rasprave postane još snažnije. Ovaj fenomen socijalne psihologije prisutan je i u poslovnom svijetu. Kada debatirate treba li ukinuti korištenje mobilnih uređaja tijekom radnog vremena, par pojedinaca koji imaju snažne argumente za zabranu mobitela, mogu nakon rasprave izaći s još snažnijim stavom zašto ne koristiti mobitele. Zašto je polarizacija štetna za odlučivanje u timu? Zato što nas sprječava vidjeti druge svjetonazore, ideje i argumente. Polarizacija potiče zanemarivanje i loše donošenje odluka.

Kako efikasno donositi odluke bez obzira na polarizaciju?

Kako se boriti protiv grupne polarizacije? Prvi korak je postaviti facilitatora pri donošenju odluka. Prijedlog je da to bude menadžer. Uloga facilitatora jest identifikacija mišljenja većine. Nakon što facilitator utvrdi jedan argument ili ideju koju zastupa većina, facilitator treba stupiti u proces preispitivanje te odluke. Takav proces se naziva đavolji odvjetnik. Facilitator bi trebao biti neutralan te navesti sudionike rasprave da samostalno dođu do uvida zašto odluka većine nije ispravna. Spoznaja o nedostacima određene odluke osnažuje odluku te unaprijed daje mogućnost rješavanja potencijalnih problema. Još jedan način kako smanjiti polarizaciju je da pri grupnom donošenju odluka napišite svoje ideje anonimno. Poput glasanja na izborima. Skupite se za okruglim stolom, izvadite svoje glasačke papiriće i napišite ono što uistinu mislite. To znatno smanjuje štetni utjecaj polarizacije na grupno odlučivanje.

Grupno mišljenje

Nadalje, jedna od interesantnih pojava koja se javlja prilikom odlučivanja u timu jest stanje zajedničkog mišljenja. Profesor i psiholog Irving Janis s Yale Sveučilišta, prvi razmatra proces grupnog mišljenja. Sveobuhvatne i kvalitetne, grupne odluke, ponekad mogu biti neispravne i iracionalne zbog pripadnosti vlastitoj grupi. Zajedničko mišljenje se također definira kao stanje kada tim donosi zaključke na temelju pritiska grupe dok pojedinac svoja mišljenja i uvjerenja ostavlja po strani. To se čak može manifestirati šutnjom i potiskivanjem osobnog mišljenja kako se osoba ne bi morala suprotstaviti grupi. 

Kolega je predložio ideju koja vam se ne čini baš najpametnijom. Automatski trzate kako biste digli ruku prokomentirati, međutim zaustavi vas grom misli. „Pa čekaj malo… ovo bi bio treći puta da danas prekidam sastanak … uskoro će organizirati sastanke bez mene. Grupno slaganje javlja se zbog želje održavanja pozitivne atmosfere kako ne bismo narušili svoj status u grupi. Definitivno je bolje klimati glasom s: „Da, kapetane!“ nego ulaziti u ured popraćen šaputanjem prisutnih „Evo, opet dolazi jezikova juha!“

Na prvu, grupno mišljenje i ne predstavlja neki ogromni problem, zar ne? Svi se slažu, zar to nije fenomenalno? Pritom, rasprave i nisu baš poželjne. Rasprave produljuju samo donošenje odluka. Kao i polarizacija mišljenja, grupno mišljenje vodi k nepromišljenim odlukama te neizrečenim i izgubljenim alternativama.

Kako efikasno donositi odluke bez obzira na grupno mišljenje?

Sada kada ste svjesni zamke grupnog mišljenja slijedi rješenje kako poboljšati proces grupnog odlučivanja. Prvi savjet za izbjegavanje iracionalnog donošenja odluke zbog grupnog mišljenja jest potaknuti raspravu o problemu i njegovim rješenjima. Drugi je poticanje slobodnog izražavanja mišljenja i ideja. Ideje, bile šašave ili realne, uvijek su dobrodošle i djeluju poput Septoleta za grlo na pogrešnu pretpostavku da se svi slažu s predloženom idejom.

Što prije potaknete siguran prostor za raspravu, kolege će biti otvorenije, a donošenje odluka u grupi efikasnije. Ako ste menadžer, valja vaše ideje u početku zadržati za sebe. Zaposlenici se mogu povući vašim idejama te stvoriti otpor pri izražavanju svojih vlastitih. Držeći svoje ideje za sebe u početku, možete ublažiti efekt grupnog mišljenja i potaknuti ostatak grupe za timskim radom i olujom ideja kako bi došli do boljih ideja. Nepristranost vođe je važna stavka koja umanjuje efekt grupnog mišljenja. Svako uspješno grupno odlučivanje sastoji se od nekoliko dijelova.

Brainstorming

Ili pak hrvatskim nazivom – oluja ideja. Oluja ideja je način generiranja puno ideja, ali na učinkovit način. Mnogobrojna istraživanja ukazuju da brainstorming povećava skup ideja u odnosu na samostalno promišljanje. Zašto? Potencijalno objašnjenje leži u blokadi misli. Kako brainstorming funkcionira? Poput oluje, brzo zapišite sve što vam padne na pamet. Bez pretjeranog razmišljanja.

Kako bi brainstorming bio uspješan, postoje određena pravila koja se moraju poštivati. Prvo pravilo jest kvantiteta ispred kvalitete. Na prvu, nelogično, međutim, u prvom stadiju donošenja odluka ne fokusiramo se na kvalitetu ideja, već na njihov broj. Time proizlazi i drugo pravilo da ideje ne treba kritizirati, pogotovo ne tuđe. Jeste li kad bili u situaciji gdje vam je kolega predložio investiciju u nešto što vi smatrate nelogičnim i nepotrebnim? Niste jedini. Međutim, pregrizite svoj hvale vrijedan jezik i čuvajte vašu povratnu informaciju za sljedeće stadije donošenje odluka. Cilj brainstorminga je imati što više ideja, čiji će se broj kasnije smanjiti. Treće pravilo jest mašta radi svašta. Nemojte se ograničavati u kreativnosti vaših ideja, kolikogod šašavo zvučale na prvu. I zadnje, bitan je učinak grupe, a ne učinak pojedinca.

Detaljni plan

Da bi se spriječili, ili barem umanjili ovi nedostaci, nužna je pomno planirana strategija. Strategija koja obuhvaća početak i završetak. Važno je dobro isplanirati korake donošenja odluke. Članovi se trebaju podijeliti u manje skupine. Naime, u grupi se podijele zadaci na svakog člana. Svatko radi na svom zadatku te u određenom vremenu mora detaljno proučiti, bilježiti, iznijeti vlastito mišljenje. Na temelju toga, iskaču dobro promišljene ideje koje se nakon vijećanja slažu u cjelovitu i kvalitetnu ideju. Posljedično se kristalizira i sama odluka te se zna u kojem će se smjeru ići prilikom rješavanja problema.

Donošenje odluka u timu ima mnogo prednosti kao što su kvalitetnije odluke i veći broj odluka. Međutim, svi smo mi nekad povedeni utjecajnim vođama te isključimo svoje sposobnosti odlučivanja pa dolazi do fenomena grupnog mišljenja. To može biti uzrokovano strahom od odbacivanje pa ne želimo opet biti taj pametnjaković. Ili pak naše prethodno mišljenje može biti ekstremnije zbog utjecaje grupe koja jednako misli.

Srećom, sada ste svjesni prepreka koje donošenje odluka u timu ima te posjedujete rješenja kako se nositi s time.

U našem poslovnom, ali i privatnom svijetu smo dio nekog tima (u privatnom svijetu se on naziva obitelj, prijatelji, susjedi, itd.) koji se stalno susreće s potrebom donošenja odluka. Kako biste se izdvojili među članovima tima ovi će vam savjeti pomoći da dođete do rješenja s kojima će većina biti suglasna. To je velik korak ka ostvarenju dogovorenog rješenja i cilja pa se potrudite i uredite svijet oko sebe, a donošenje odluka učinite zadovoljstvom.